O que um administrador geral faz?
Um administrador geral também é conhecido como gerente de escritório ou assistente administrativo. Embora as descrições dos cargos variem um pouco de acordo com a empresa, o administrador geral pode ser responsável por lidar com toda a correspondência, atender linhas telefônicas, receber mensagens, preparar relatórios e outras tarefas gerais do escritório. Em alguns casos, os administradores gerais podem precisar de treinamento especializado para concluir algumas dessas tarefas em ambientes de escritório altamente técnicos. O termo é mais comumente usado para trabalhos de escritório em países de língua inglesa fora da América do Norte.
Uma das principais responsabilidades de um administrador geral é lidar com toda a correspondência, não apenas verificando as mensagens recebidas e garantindo que elas cheguem à pessoa apropriada, mas também digitando a correspondência para as mensagens enviadas. Alguns administradores gerais podem precisar ir à agência postal para receber as correspondências, mas geralmente as correspondências são entregues em um local central em uma agência para posterior distribuição. Esse dever é de vital importância para muitas empresas, que podem ter propostas ou outros documentos que precisam ser examinados com prazos apertados.
Em alguns ambientes de escritório, um administrador geral é responsável por preparar relatórios em uma variedade de plataformas de software. Portanto, essas posições exigem um bom entendimento do software de escritório, incluindo produtos usados para processamento de texto, planilhas e apresentações de slides. Freqüentemente, o administrador geral é responsável por pegar as informações brutas e colocá-las em um formato atraente e apresentável. Um supervisor geralmente assina o produto acabado antes de ser enviado.
Com o advento de ramais diretos e correio de voz, o trabalho de um administrador geral em atender e transferir chamadas telefônicas diminuiu um pouco na maioria dos escritórios. Porém, há momentos em que o funcionário pode ser chamado para atender os telefones do chefe ou de outros executivos. Alguns assuntos podem não ser capazes de esperar e cabe ao administrador entender a situação e apresentar uma resposta apropriada. Além disso, alguns executivos preferem que uma pessoa do front office trate de telefone antes de enviá-los.
Outra maneira pela qual os administradores gerais podem oferecer suporte administrativo é através do gerenciamento de banco de dados. Por exemplo, se a empresa tiver associações ou precisar manter uma lista de vendas, esse é um dever que pode recair sobre o administrador geral. Cabe a essa pessoa garantir que o banco de dados não tenha informações desatualizadas para manter um contato confiável com os clientes.
Em alguns escritórios, o administrador geral também é responsável por definir e manter a programação de um ou mais executivos. Nessa situação, o administrador marcará reuniões, confirmará compromissos e tentará manter o dia dentro do cronograma, tanto quanto possível. Isso também pode incluir a organização de planos de viagem.