O que um administrador geral faz?
Um administrador geral também é conhecido como gerente de escritório ou assistente administrativo. Embora as descrições do trabalho variem um pouco por empresa, o administrador geral pode ser responsável por lidar com toda a correspondência, responder linhas telefônicas, receber mensagens, preparar relatórios e outras tarefas gerais do escritório. Em alguns casos, os administradores gerais podem precisar de treinamento especializado para concluir algumas dessas tarefas em ambientes de escritório altamente técnico. O termo é mais comumente usado para empregos no escritório em países de língua inglesa fora da América do Norte.
Uma das principais responsabilidades de um administrador geral é lidar com toda a correspondência, não apenas verificando o correio recebido e garantindo que ela chegue à pessoa apropriada, mas também digitando correspondência para correio de saída. Alguns administradores em geral podem ter que ir aos correios para pegar o correio, mas muitas vezes o e -mail é entregue a um local central em um escritório para distribuição adicional. Este dever é de vital importânciaPara muitas empresas, que podem ter lances ou outros documentos que precisam ser examinados sob prazos apertados.
Em alguns ambientes de escritório, um administrador geral é responsável por preparar relatórios em uma variedade de plataformas de software. Portanto, essas posições exigem uma boa compreensão do software do escritório, incluindo produtos usados para processamento de texto, planilhas e apresentações de slides. Freqüentemente, o administrador geral é responsável por tomar as informações brutas e colocá -las em um formato atraente e apresentável. Um supervisor geralmente assina o produto final antes de ser enviado.
Com o advento das extensões diretas e o correio de voz, o trabalho de um administrador geral sobre atender e transferir chamadas telefônicas diminui um pouco na maioria dos escritórios. Há momentos, no entanto, quando o funcionário pode ser chamado a atender telefones para o chefe ou outrosr executivos. Alguns assuntos podem não ser capazes de esperar e cabe ao administrador entender a situação e apresentar uma resposta apropriada. Além disso, alguns executivos preferem que uma pessoa de tela de frente para o escritório seja ligada antes de enviá -las.
Outra maneira pela qual os administradores gerais podem oferecer suporte administrativo é através do gerenciamento de banco de dados. Por exemplo, se a empresa tiver associações ou precisar manter uma lista de vendas, esse é um dever que pode cair no administrador geral. Cabe a essa pessoa garantir que o banco de dados não tenha informações desatualizadas para manter contato confiável com os clientes.
Em alguns escritórios, o administrador geral também é responsável por definir e manter o cronograma de um ou mais executivos. Nessa situação, o administrador estabelecerá reuniões, confirmará compromissos e tentará manter o dia dentro do cronograma o máximo possível. Isso também pode incluir organizar planos de viagem.