O que faz um funcionário do escritório geral?
Os deveres exatos de um funcionário de escritório geral variam muito, dependendo do tamanho e do tipo da empresa. Geralmente, porém, muitos funcionários do escritório geral atendem ao telefone e arquivam. Eles também podem responder aos clientes por e-mail, telefone ou carta impressa. Basicamente, os funcionários gerais realizam muitas tarefas diferentes, conforme necessário, para ajudar a facilitar a papelada ou o trabalho do computador em um ambiente de escritório. Muitos funcionários do escritório geral ocupam cargos de nível básico.
Alguns funcionários executam tarefas que incluem café para reuniões. Eles podem ser responsáveis por manter o material de escritório bem abastecido. Um funcionário do escritório geral pode enviar faxes, fazer fotocópias ou endereçar convites corporativos aos clientes. Dependendo das necessidades do departamento, os funcionários gerais podem executar algumas tarefas de contabilidade ou entrada de dados. Alguns funcionários preparam cartas ou correspondências para os clientes.
Os tipos de tarefas que os funcionários do escritório geral podem fazer podem mudar sazonalmente ou até diariamente, dependendo das necessidades da empresa. Embora os empregos de auxiliar de escritório geral tendam a ser de nível básico, existem alguns cargos seniores nos quais os funcionários podem escrever relatórios ou executar tarefas de análise de negócios. Funcionários gerais de todos os níveis devem ser capazes de trabalhar bem com outras pessoas e se encaixar facilmente na cultura do escritório. Trabalhar com precisão é importante para que os arquivos sejam colocados no lugar certo. Às vezes, é necessário preencher informações sobre muitas tarefas ou projetos diferentes para um funcionário geral.
Os deveres de um funcionário de escritório geral em uma pequena empresa podem diferir muito daqueles de alguém com a mesma posição em um ambiente corporativo. Por exemplo, em empresas muito pequenas, um funcionário geral pode executar mais tarefas, como enviar cartas e pegar correspondências, além de abri-las. É provável que esse tipo de funcionário também seja responsável pelas mesmas tarefas todos os dias, como atender o telefone e aguardar os clientes. Os funcionários dos correios e das farmácias geralmente precisam receber algum treinamento sobre produtos.
A revisão é uma tarefa do trabalho que um funcionário geral pode executar em alguns escritórios, pois pode ser benéfico que outro par de olhos revise um documento importante ou a comunicação do cliente antes de ser enviado. Em alguns casos, um funcionário do escritório geral pode registrar as atas nas reuniões, embora normalmente secretárias ou assistentes administrativos o façam. O bom desempenho em um cargo de auxiliar de escritório geral pode resultar na promoção do trabalhador de escritório para recepcionista ou assistente administrativo.