O que um secretário júnior faz?
As tarefas de um secretário júnior podem variar dependendo da empresa para quem ele ou ela trabalha, bem como o número de outros funcionários. Este é um trabalho de assistente administrativo de nível básico, no entanto, muitas pessoas podem começar nessa posição com muito pouca experiência ou educação, o que é um grande benefício. Na maioria dos casos, um secretário júnior se reportará a uma secretária em uma posição sênior e receberá inúmeras tarefas em todo o escritório. Isso pode envolver atender telefones, cumprimentar os clientes à medida que entram e manter os arquivos organizados. Alguns secretários juniores também são responsáveis pela limpeza no escritório e mantendo os banheiros limpos também.
Normalmente, as responsabilidades diárias de um secretário júnior girarão em torno de garantir que o escritório funcione de maneira eficiente e com sucesso. Atender telefones e direcionar os chamadores para a pessoa apropriada geralmente é uma grande parte do dia. Um secretário júnior também pode ser responsável por responder ao e -mail, além de recebere classificar o correio físico todos os dias para enviá -lo para o local correto. O uso de máquinas de escritório para fazer cópias, distribuir memorandos ou compor letras é outra parte importante do trabalho; portanto, um indivíduo nessa posição deve ter excelentes habilidades de comunicação e digitação, bem como uma compreensão da tecnologia do escritório.
cumprimentar os clientes ou ajudá-los a responder perguntas ou preencher a papelada, também pode fazer parte das responsabilidades do trabalho de um secretário júnior. É importante ser gentil e sempre olhar e se comportar de maneira profissional. Em alguns escritórios, o secretário pode ser a primeira pessoa que as pessoas vêem quando passam pela porta, então isso é especialmente importante. Como resultado, o secretário júnior também pode ser responsável por manter a aparência do escritório; Arquivando a papelada, mantendo as coisas arrumadas e arrumadas e mantendo as áreas limpas.
AlgunsOs secretários também podem ser responsáveis por manter o material do escritório. Um secretário júnior pode ser solicitado a fazer o inventário, por exemplo, e para fazer um pedido de suprimentos adicionais, conforme necessário. Os secretários que obtêm sucesso em suas tarefas básicas podem receber responsabilidades adicionais, como agendamento e planejamento, ou receber atas e preparar relatórios, por exemplo. Geralmente, os secretários juniores são elegíveis para promoções, pois adquirem experiência de trabalho e habilidades adicionais, tornando isso uma carreira lucrativa para muitas pessoas interessadas nesse tipo de trabalho.