O que um assistente de gerenciamento faz?
Um assistente de gerenciamento, também conhecido como secretário executivo, fornece assistência a um ou mais executivos de nível sênior. Essa pessoa pode apoiar o presidente, CEO, vice -presidente ou chefe de departamento de uma organização. Os deveres podem estar relacionados a funções administrativas específicas às necessidades do executivo e da organização. As responsabilidades de trabalho para um assistente de gerenciamento normalmente vão além das funções clericais gerais para envolver tarefas complexas, como pesquisa analítica e preparação de relatórios. Um assistente de gestão também pode supervisionar outros funcionários administrativos da organização. As responsabilidades administrativas pelas quais o executivo é responsável na organização normalmente são atribuídas a essa pessoa. Grande parte desse suporte administrativo inclui a preparação de memorandos, e -mails e outras correspondências sobre os executivos.metade. Essa pessoa mantém um sistema de arquivamento, atende chamadas telefônicas e rotula mensagens. Deveres adicionais podem envolver a classificação de correio e faxes.
executar responsabilidades efetivamente pode exigir boas habilidades organizacionais e a capacidade de multitarefas. O secretário executivo pode ser responsável pela organização de reuniões e conferências. Isso também pode exigir coordenar vários horários e lidar com todos os detalhes referentes à reunião. Geralmente, preparar a agenda e encomendar refeições ou bebidas também faz parte das responsabilidades dessa pessoa.
Quando o executivo precisa viajar para negócios, o assistente de gerenciamento geralmente é responsável por proteger os acordos de companhia aérea, aluguel de carros e hotéis, conforme necessário. Os assistentes de gestão geralmente mantêm o calendário do executivo e mantêm o executivo ciente de compromissos diários e futuros.viajada. Ele normalmente prepara materiais de apresentação para seu chefe associados às reuniões.
Muitas das tarefas administrativas atribuídas ao assistente de gerenciamento dependem do que o executivo está disposto a delegar. Isso pode levar a tarefas mais complexas além das tarefas clericais básicas que normalmente são necessárias para alguém que auxilia outra pessoa. Um exemplo dessas tarefas complexas é preparar e distribuir relatórios.
O conhecimento de aplicativos de computador com habilidades intermediárias ou avançadas é normalmente essencial para executar tarefas com supervisão mínima. O assistente de gerenciamento também pode gerenciar projetos especiais relacionados a toda a organização e manter bancos de dados. Dependendo do tamanho da empresa, os deveres generalistas de RH também podem fazer parte de suas responsabilidades diárias.
Outra responsabilidade por alguns assistentes de gestão também pode envolver a supervisão da equipe clerical de nível inferior na organização. Isso requer ter líderHabilidades de envio e habilidades de gerenciamento. É possível que o Assistente de Gerenciamento tenha que planejar, atribuir e monitorar o fluxo de trabalho da equipe de escritório dentro do departamento. Juntamente com a supervisão, o assistente é tipicamente a pessoa preferida para as operações diárias do escritório em relação a equipamentos de escritório ou problemas de manutenção de construção.