O que faz um planejador de eventos profissional?
Um planejador de eventos profissional é um homem ou mulher que organiza, configura e gerencia vários eventos e reuniões corporativos, públicos e privados. Ele ou ela encontra locais apropriados, negocia dias, horários e tarifas e determina a necessidade de alimentos, bebidas, mesas e equipamentos. Na verdade, muitos planejadores de eventos participam das convenções, reuniões ou concertos que organizam para garantir que todas as necessidades dos participantes sejam atendidas. Um profissional pode ser contratado por uma empresa de planejamento, um comitê interno de uma empresa ou administrar uma empresa independente.
Muito tempo e esforço devem ser investidos no planejamento de um grande evento. Muitas empresas, agências governamentais e organizações simplesmente não têm tempo, experiência e recursos para reunir uma reunião de qualidade. Um planejador de eventos profissional pode aliviar o estresse de clientes e empresas assumindo todas as tarefas envolvidas no planejamento e na execução de uma convenção. Geralmente, ele ou ela recebe uma idéia básica do que é um evento, incluindo o motivo do evento, informações sobre orçamento e o número de pessoas que estarão presentes. O planejador de eventos procura os melhores locais, negocia taxas e estabelece datas e horários.
Dependendo do tipo de reunião, um planejador de eventos profissional pode precisar providenciar serviços de catering, entretenimento ou equipamento especial, como microfones, gravadores de vídeo e projetores para seminários e conferências. Depois que tudo estiver agendado, o planejador de eventos supervisiona o arranjo de cadeiras, mesas e decorações e gerencia outras tarefas preparatórias no local. Ele ou ela costuma participar de eventos, certificando-se de que os alimentos e bebidas não acabem e que seus clientes estejam satisfeitos com seu trabalho.
Muitos planejadores de eventos trabalham para grandes empresas de planejamento, onde geralmente são designadas tarefas específicas, como estabelecer taxas ou encontrar locais apropriados. Um planejador de eventos profissional independente, no entanto, geralmente assume todas as funções envolvidas, incluindo eventos de promoção, marketing, financiamento e supervisão. O trabalho pode ser agitado, embora um profissional experiente tome todas as precauções e etapas preparatórias necessárias para garantir que tudo corra bem.
Não há requisitos estabelecidos para se tornar um planejador de eventos profissional, embora muitas pessoas tenham diplomas de associado ou bacharelado em administração de empresas, relações públicas, comunicação ou finanças. Muitas organizações nacionais oferecem associações e testes voluntários de certificação de planejador de eventos, o que pode ajudar um profissional a melhorar suas credenciais e chances de encontrar emprego. A certificação é especialmente importante para planejadores independentes, para que os clientes possam ter certeza de que estão lidando com profissionais.