O que um assistente de projeto faz?
Um assistente de projeto geralmente ajuda um gerente de projeto ou diretor de projeto com as tarefas necessárias para executar um trabalho. Na maioria dos casos, isso inclui funções administrativas e administrativas. O assistente de projeto também pode participar de reuniões e provavelmente será responsável por responder a perguntas na ausência do gerente de projeto. Dependendo do tamanho do projeto, o assistente pode ser dedicado a um único trabalho e gerente de projeto ou pode ajudar mais de um gerente em mais de um projeto simultaneamente.
O núcleo do trabalho de um assistente de projeto geralmente gira em torno de tarefas administrativas e administrativas. A maioria dos projetos depende muito de arquivos e planilhas, incluindo cronogramas, orçamentos e listas de tarefas. Mantê-los atualizados, comunicar as atualizações e documentar as alterações são uma parte crítica do gerenciamento de projetos e são tarefas que geralmente caem para o assistente quando há um. Muitas empresas têm requisitos específicos sobre o que deve ser documentado e o que deve ser mantido em arquivos físicos.
Outros tipos de papelada também caem para o assistente de projeto. Isso pode incluir a solicitação e o preenchimento de formulários e permissões de seguro, o preenchimento de pedidos de compra e muito mais. Também inclui frequentemente o gerenciamento de correspondência, como o fornecimento de relatórios e atualizações regulares para o cliente.
O assistente do projeto também participará frequentemente de reuniões e participará de teleconferências. Isso normalmente inclui reuniões internas da equipe e reuniões do cliente. Em muitos casos, o assistente será encarregado de tomar notas da reunião e desenvolver e distribuir um relatório da reunião posteriormente. Uma parte importante desses relatórios é a identificação dos itens de ação e a atribuição de responsabilidade para cada um. Também é importante identificar datas de vencimento.
Enquanto o gerente ou diretor do projeto tradicionalmente tem mais responsabilidade em tomar decisões, gerenciar o relacionamento com o cliente e garantir que o projeto permaneça dentro do orçamento e do cronograma, o assistente deve estar ciente do status do projeto o tempo todo, pois pode ser chamado a ele. responda a perguntas se o gerente não estiver disponível. Os gerentes de projeto podem estar em reuniões, doentes ou em férias quando uma informação é necessária por um membro da equipe ou um cliente, por exemplo. Saber onde encontrar os dados é fundamental.
Um assistente de projeto que não é dedicado a um único projeto, mas é responsável por oferecer suporte a vários gerentes ou vários projetos, será responsável por executar essas tarefas para cada projeto. Isso significa que o assistente deve ser muito organizado. Ele também deve ser capaz de priorizar tarefas e saber o que fazer quando as demandas de dois ou mais projetos conflitarem.