O que um assistente de projeto faz?
Um assistente de projeto geralmente ajuda um gerente de projeto ou um diretor de projeto com as tarefas necessárias para executar um emprego. Na maioria dos casos, isso inclui funções administrativas e administrativas. O assistente do projeto também pode participar de reuniões e provavelmente será responsável por responder perguntas na ausência do gerente de projeto. Dependendo do tamanho do projeto, o assistente pode ser dedicado a um único trabalho e gerente de projeto ou pode ajudar mais de um gerente em mais de um projeto simultaneamente.
O núcleo do trabalho de um assistente de projeto geralmente gira em torno de tarefas administrativas e administrativas. A maioria dos projetos depende muito de arquivos e planilhas, incluindo linhas de tempo, orçamentos e listas de tarefas. Manter isso atualizado, comunicar as atualizações e documentar as alterações é uma parte crítica do gerenciamento de projetos e são as tarefas que geralmente caem no assistente quando houver uma. Muitas empresas têm requisitos específicos sobre o que deve ser documentado e o que deve ser kept em arquivos físicos.
Outros tipos de papelada geralmente caem no assistente do projeto. Isso pode incluir solicitar e arquivar formulários de seguro e licenças, preencher pedidos de compra e muito mais. Também inclui frequentemente o gerenciamento de correspondência, como fornecer relatórios e atualizações regulares para o cliente.
O Assistente do Projeto também frequentemente participa de reuniões e participa de chamadas de conferência. Isso normalmente inclui as reuniões internas da equipe e as reuniões de clientes. Em muitos casos, o assistente será encarregado de fazer anotações da reunião e desenvolver e distribuir um relatório da reunião posteriormente. Uma parte importante de tais relatórios é a identificação de itens de ação e a atribuição de responsabilidade por cada um. Também é importante identificar datas de vencimento.
Enquanto o gerente ou diretor do projeto tradicionalmente tem mais responsabilidade por tomar decisões, gerenteRelacionamentos do cliente e garantir que o projeto permaneça dentro do orçamento e dentro do cronograma, o assistente deve estar ciente do status do projeto o tempo todo, porque ele pode ser chamado a responder a perguntas se o gerente não estiver disponível. Os gerentes de projeto podem estar em reuniões, doentes ou de férias quando uma informação é necessária por um membro da equipe ou um cliente, por exemplo. Saber onde encontrar os dados é crítico.
Um assistente de projeto que não se dedica a um único projeto, mas é responsável por apoiar vários gerentes ou vários projetos, será responsável por executar essas tarefas para cada projeto. Isso significa que o assistente deve ser muito organizado. Ele também deve ser capaz de priorizar os deveres e saber o que fazer quando as demandas de dois ou mais projetos conflitam.