O que um secretário faz?

Os secretários podem ter uma série de tarefas, dependendo do local de trabalho, mas, em geral, são responsáveis ​​por manter os escritórios funcionando sem problemas, executando uma mistura de tarefas de gerenciamento administrativas e de baixo nível. Esses profissionais geralmente atendem telefones e correspondem a correspondência e gerenciam sistemas de arquivamento; Eles também podem classificar correio, organizar reuniões e coordenar as comunicações entre escritórios. Na maioria dos casos, o trabalho é considerado "nível de entrada", o que significa que não são necessárias habilidades especiais ou qualificações educacionais para o sucesso. Da mesma forma, geralmente há espaço para avançar. Pessoas com muito potencial ou experiência geralmente se encontram na conclusão de empregos cada vez mais prestigiados com salários cada vez maiores.

Assistente administrativo, funcionário e empregos de assistente pessoal geralmente são incluídos nesse guarda -chuva. Todas essas posições são administrativas e geralmente se concentram na papelada e gerenciamento eletrônico de documentos. Uma das únicas exceções é o governoERNMMENT ou outros "secretários" oficiais, como o Secretário de Defesa ou o Secretário do Tesouro. Embora esses títulos possam sugerir uma função puramente de nível baixo, os funcionários dessas funções geralmente são ranking bastante altos e geralmente fazem pouco ou nenhum trabalho administrativo ou administrativo.

Habilidades clerical

O gerenciamento de escritórios é uma das tarefas de secretariado mais importantes. Essa categoria de trabalho pode ser um pouco ampla, mas quase sempre envolve tarefas administrativas e administrativas. Os secretários geralmente gerenciam a papelada do escritório, que inclui o envio e o recebimento de correio, criação e organização de sistemas de arquivamento e gerenciamento de correspondência. Na maioria das configurações, as habilidades de processamento de computador e texto são essenciais.

atender chamadas telefônicas também é uma parte importante do trabalho na maioria dos lugares. Os secretários são frequentemente os primeiros clientes e clientes que falam quando telefonarum negócio. Como tal, são necessárias boas maneiras e um comportamento cortês. Os profissionais normalmente devem mostrar muito tato ao receber mensagens, colocar os chamadores em espera ou responder a perguntas básicas.

agendamento e calendário

Em muitas configurações, o pessoal administrativo é responsável pelo gerenciamento de calendários do escritório, bem como calendários individuais de funcionários. Eles geralmente são responsáveis ​​pelo agendamento de reuniões e compromissos e assistindo a conflitos e livros duplos. Essa tarefa é particularmente pronunciada em lugares como práticas médicas em que os pacientes estão constantemente pedindo compromissos, mas podem ocorrer em qualquer lugar de funcionários de nível superior "em demanda". Mesmo que seja apenas uma questão de agendar uma reunião de almoço ou organizar reservas de jantar, os secretários geralmente são alguns dos primeiros executivos e gerentes de pessoas que procuram ajuda.

Deveres de gerenciamento

Além de ter habilidades administrativas, a equipe administrativa deve ser gerente de tempoe pessoas. Eles devem antecipar as necessidades do pessoal do escritório, resolver problemas internos rapidamente e trabalhar com eficiência para coordenar e reunir pessoas diferentes. Excelentes habilidades de pessoas são realmente importantes, principalmente quando se trata de gerenciar executivos e outros membros importantes da equipe. Muito do trabalho pode estar "nos bastidores", com secretários antecipando as necessidades e demandas de seus superiores antes que os pedidos sejam feitos.

Posição na hierarquia da equipe

Na maioria dos escritórios, os secretários são considerados um pouco de nível baixo e quase sempre estão perto do fundo da hierarquia do escritório. Eles geralmente respondem à gerência de nível médio e sênior e geralmente devem ajudar todos igualmente. Grandes empresas e escritórios geralmente têm pools de secretariado inteiros, no entanto, nesse caso, surge algo de uma hierarquia mais sutil. Nessas configurações, alguns trabalhadores podem ser encarregados de empregos domésticos, como arquivar e atender chamadas telefônicas, enquanto outros podem gerenciar horários einteragir com a equipe de alto escalão. O avanço nesses escritórios geralmente depende do tempo e da experiência.

Alguns dos trabalhos de maior prestígio que um secretário pode obter está no campo da assistência pessoal. Muitos executivos seniores e líderes corporativos têm administradores dedicados cuja vida profissional toda é dedicada ao atendimento e gerenciamento da programação de um líder. Esse tipo de secretária deve normalmente trabalhar longas horas e lidar com demandas e solicitações às vezes imprevisíveis, mas geralmente é entre os mais bem pagos e mais respeitados da profissão.

Requisitos de treinamento e escolaridade

Diferentes empregadores têm requisitos diferentes de como seus secretários são educados. Em alguns casos, um diploma ou equivalente do ensino médio é tudo o que é necessário, enquanto em outros, são preferidas em outros, certificações ou graus de secretariado. Faculdades Comunitárias e Escolas Vocacionais frequentemente oferecem programas onde os alunos interessados ​​podem aprender os meandros do processamento e do escritório de textogerenciamento. Tomar esse tipo de curso geralmente é uma boa idéia, mesmo que não seja estritamente necessária, pois pode ajudar um aplicativo a se destacar e dar uma vantagem de novas contratações quando se trata de experiência.

Circunstâncias especiais: secretários oficiais e governamentais

O termo "Secretário" nem sempre pode ser anexado a um administrador do escritório. Em alguns casos, particularmente aqueles que envolvem funcionários do governo de alto escalão, a designação pode ser usada em uma capacidade honorária para indicar o gerenciamento de um amplo setor de assuntos. Os funcionários que lideram os departamentos ou supervisionam as principais divisões governamentais podem usar títulos de secretariado, mas seus empregos não devem ser confundidos com funções de gerenciamento de escritórios mais comuns.