O que faz um secretário?

Os secretários podem ter várias funções, dependendo do local de trabalho, mas, em geral, eles são responsáveis ​​por manter os escritórios funcionando sem problemas, executando uma mistura de tarefas administrativas e de gerenciamento de baixo nível. Esses profissionais geralmente atendem telefones e correspondência por email e gerenciam sistemas de arquivamento; eles também podem classificar e-mails, organizar reuniões e coordenar as comunicações entre escritórios. Na maioria dos casos, o trabalho é considerado "nível de entrada", o que significa que nenhuma habilidade especial ou qualificação educacional é necessária para o sucesso. Da mesma forma, geralmente há espaço para progresso. Pessoas com muito potencial ou experiência costumam se candidatar a empregos cada vez mais prestigiados, com salários cada vez mais altos.

Empregos de assistente administrativo, balconista e assistente pessoal geralmente são incluídos nesse guarda-chuva. Todos esses cargos são administrativos e geralmente se concentram na papelada e no gerenciamento de documentos eletrônicos. Uma das únicas exceções é o nível de governo ou outros “secretários” oficiais, como o Secretário de Defesa ou o Secretário do Tesouro. Embora esses títulos possam sugerir uma função de nível puramente baixo, os funcionários nessas funções geralmente têm uma classificação bastante alta e geralmente fazem pouco ou nenhum trabalho administrativo ou administrativo.

Habilidades clericais

O gerenciamento do escritório é uma das tarefas mais importantes de secretariado. Essa categoria de trabalho pode ser um tanto ampla, mas quase sempre envolve tarefas administrativas e administrativas. Os secretários geralmente gerenciam a papelada do escritório, que inclui o envio e recebimento de correio, criação e organização de sistemas de arquivamento e gerenciamento de correspondência. Na maioria das configurações, são essenciais habilidades de computador e de processamento de texto.

Atender chamadas telefônicas também é uma parte importante do trabalho na maioria dos lugares. Os secretários são frequentemente as primeiras pessoas com quem os clientes conversam quando telefonam para uma empresa. Como tal, geralmente são necessárias boas maneiras e um comportamento cortês. Normalmente, os profissionais devem demonstrar bastante tato ao receber mensagens, colocar os chamadores em espera ou responder perguntas básicas.

Agendamento e calendário

Em muitas configurações, o pessoal administrativo é responsável pelo gerenciamento de calendários de escritório, bem como calendários individuais de funcionários. Eles geralmente são responsáveis ​​pelo agendamento de reuniões e compromissos e pela atenção a conflitos e reservas duplas. Essa tarefa é particularmente pronunciada em locais como consultórios médicos, onde os pacientes estão constantemente ligando para consultas, mas pode ocorrer em qualquer lugar em que funcionários de nível superior estejam "em demanda". Mesmo que seja apenas uma questão de agendar uma reunião para o almoço ou organizar reservas para o jantar, secretárias geralmente são algumas das primeiras pessoas que executivos e gerentes procuram por ajuda.

Deveres de Gestão

Além de possuir habilidades administrativas, a equipe administrativa deve ser gerente de tempo e pessoas. Eles devem antecipar as necessidades do pessoal do escritório, resolver problemas internos rapidamente e trabalhar com eficiência para coordenar e aproximar pessoas diferentes. Excelentes habilidades de pessoas são realmente importantes, principalmente quando se trata de gerenciar executivos e outros membros importantes da equipe. Muito do trabalho pode ser “nos bastidores”, com secretários antecipando as necessidades e demandas de seus superiores antes mesmo de os pedidos serem feitos.

Posição na hierarquia do pessoal

Na maioria dos escritórios, os secretários são considerados de baixo nível e quase sempre estão perto da parte inferior da hierarquia do escritório. Eles geralmente respondem à gerência de nível médio e sênior e geralmente precisam ajudar a todos da mesma forma. No entanto, grandes empresas e escritórios costumam ter piscinas de secretariado inteiras; nesse caso, surge uma espécie de hierarquia mais sutil. Nessas configurações, alguns trabalhadores podem ser encarregados de tarefas domésticas, como preencher e atender telefonemas, enquanto outros podem gerenciar agendas e interagir com funcionários de alto escalão. O avanço nesses escritórios geralmente depende de tempo e experiência.

Alguns dos trabalhos de maior prestígio que uma secretária pode obter é no campo da assistência pessoal. Muitos executivos seniores e líderes corporativos têm administradores dedicados cuja vida profissional é dedicada ao cuidado e gerenciamento da programação de um líder. Esse tipo de secretária normalmente deve trabalhar longas horas e lidar com demandas e solicitações às vezes imprevisíveis, mas geralmente está entre as mais bem pagas e mais respeitadas da profissão.

Requisitos de treinamento e escolaridade

Empregadores diferentes têm requisitos diferentes de como seus secretários são educados. Em alguns casos, um diploma do ensino médio ou equivalente é tudo o que é necessário, enquanto em outros, as certificações ou graus de secretariado reais são os preferidos. As faculdades comunitárias e escolas profissionais freqüentemente oferecem programas em que os alunos interessados ​​podem aprender os meandros do processamento de texto e do gerenciamento de escritórios. Seguir esse tipo de curso geralmente é uma boa idéia, mesmo que não seja estritamente necessária, pois pode ajudar um aplicativo a se destacar e pode dar a novos contratados uma vantagem quando se trata de experiência.

Circunstâncias Especiais: Secretários Oficiais e Governamentais

O termo “secretária” nem sempre pode ser associado a um administrador do escritório. Em alguns casos, particularmente aqueles que envolvem altos funcionários do governo, a designação pode ser usada com capacidade honorária para indicar a administração de um amplo setor de assuntos. Os funcionários que chefiam departamentos ou supervisionam as principais divisões governamentais podem usar títulos de secretariado, mas seus trabalhos não devem ser confundidos com funções mais comuns de gerenciamento de escritórios.