O que um secretário/recepcionista faz?
Um secretário/recepcionista é um profissional qualificado cujas tarefas de emprego incluem tarefas administrativas e de atendimento ao cliente. Muitos trabalhos de secretário/recepcionista estão listados simplesmente sob um ou outro cargo, mesmo que incluam as responsabilidades do trabalho de ambas as categorias. Um profissional nesse campo geralmente possui uma variedade de habilidades, incluindo alfabetização em computação, habilidades de gerenciamento de clientes e habilidades organizacionais.
A parte de secretariado de um trabalho de secretário/recepcionista geralmente se concentra na gestão da organização e do escritório. Os secretários geralmente mantêm os arquivos de uma empresa e podem ser responsáveis pela entrada de dados e manutenção de arquivo. Os secretários também são frequentemente responsáveis por toda a papelada diária normal em uma empresa e podem gastar muito tempo gerenciando relatórios, remessas de papelada e memorandos entre escritórios. Dependendo do tipo de setor, uma secretária também pode ser responsável pelo faturamento de clientes e algumas tarefas contábeis.
deveres recepcionistas necessários em um segredoO trabalho de recepção/recepcionista geralmente envolve trabalhar com os clientes e clientes do negócio. Os recepcionistas geralmente servem como cumprimentadores e podem ser a primeira pessoa que os clientes se reúnem quando entram pela porta. Servindo nessa capacidade, são necessárias excelentes habilidades de comunicação e atendimento ao cliente, pois uma recepcionista pode definir o tom para a interação de um cliente com o negócio. As habilidades da recepcionista também podem incluir tarefas telefônicas, agendamento e cuidar dos VIPs de escritório ou cliente.
Um trabalho de secretário/recepcionista pode incluir todas as tarefas acima, além de muito mais específicas para cada trabalho individual. Em muitas empresas, o secretário/recepcionista precisará aprender software especializado usado para manusear cobrança, documentação do escritório e armazenamento de dados para a empresa. Espera -se que muitos profissionais desse tipo de trabalho aprendam a terminologia da indústria, para que possam ajudar melhor os clientes e explicar problemaspara outro pessoal. Como o saque como um canal central para quase todas as operações comerciais, o secretário/recepcionista é frequentemente encarregado dos serviços de funcionários e campanhas de moral e podem estar encarregados de criar eventos do escritório e supervisionar os boletins informativos da empresa.
Existem várias habilidades básicas que podem ser de grande assistência a qualquer pessoa em um trabalho de secretário/recepcionista. A alfabetização da computação, incluindo o conhecimento de todos os sistemas operacionais comuns, gráficos básicos e programas de planilha e pesquisa na Internet, é quase universalmente exigida nesses trabalhos. Alta velocidade de digitação e caligrafia legível também são habilidades importantes. Boas habilidades organizacionais podem ser essenciais para o desempenho ideal nessa capacidade, pois podem reduzir a chance de confusão e falha no local de trabalho. Finalmente, uma atitude agradável e um comportamento profissional podem ajudar um secretário/recepcionista a permanecer em boas condições com colegas de trabalho e ajudar a empresa a criar uma excelente reputação.