O que faz um secretário / recepcionista?
Uma secretária / recepcionista é um profissional qualificado, cujas funções incluem tarefas administrativas e de atendimento ao cliente. Muitos empregos de secretária / recepcionista são listados simplesmente sob um ou outro cargo, mesmo que incluam as responsabilidades de ambas as categorias. Um profissional nesse campo geralmente possui uma variedade de habilidades, incluindo conhecimentos de informática, habilidades de gerenciamento de clientes e habilidades organizacionais.
A parte de secretariado de um trabalho de secretária / recepcionista geralmente é focada na organização e gerenciamento de escritórios. Os secretários geralmente mantêm os arquivos de uma empresa e podem ser responsáveis pela entrada de dados e pela manutenção de arquivos. Os secretários também são frequentemente responsáveis por toda a documentação diária normal de uma empresa e podem gastar muito tempo gerenciando relatórios, remessa de documentos e memorandos entre escritórios. Dependendo do tipo de setor, uma secretária também pode ser responsável pelo faturamento do cliente e por algumas funções contábeis.
As funções de recepcionista exigidas em um emprego de secretária / recepcionista geralmente envolvem trabalhar com os clientes e clientes da empresa. Os recepcionistas geralmente servem como recepcionistas e podem ser a primeira pessoa que os clientes se encontram quando entram pela porta. Servindo nessa capacidade, são necessárias excelentes habilidades de comunicação e atendimento ao cliente, pois uma recepcionista pode definir o tom da interação de um cliente com a empresa. As habilidades de recepcionista também podem incluir funções telefônicas, agendamento e atendimento de VIPs do escritório ou do cliente.
Um trabalho de secretária / recepcionista pode incluir todas as tarefas acima, além de muitas mais específicas para cada trabalho individual. Em muitas empresas, as secretárias / recepcionistas precisarão aprender um software especializado usado para lidar com cobrança, papelada de escritório e armazenamento de dados para a empresa. Espera-se que muitos profissionais nesse tipo de trabalho aprendam a terminologia do setor, para que possam ajudar melhor os clientes e explicar os problemas a outras pessoas. Como servem como um canal central para quase todas as operações comerciais, as secretárias / recepcionistas são frequentemente encarregadas dos serviços dos funcionários e das campanhas de moral, e podem ser responsáveis pela criação de eventos no escritório e pela supervisão dos boletins da empresa.
Existem várias habilidades básicas que podem ser de grande ajuda para qualquer pessoa em um cargo de secretária / recepcionista. A alfabetização em informática, incluindo o conhecimento de todos os sistemas operacionais comuns, programas básicos de gráficos e planilhas e pesquisa na Internet, é quase universalmente necessária nesses trabalhos. Alta velocidade de digitação e caligrafia legível também são habilidades importantes. Boas habilidades organizacionais podem ser fundamentais para o desempenho ideal nessa capacidade, pois podem reduzir a chance de confusão e falta de comunicação no local de trabalho. Finalmente, uma atitude agradável e um comportamento profissional podem ajudar uma secretária / recepcionista a manter-se em boas condições com os colegas de trabalho e ajudar a empresa a construir uma excelente reputação.