O que faz um funcionário administrativo?
Um funcionário administrativo fornece suporte a supervisores, gerentes e executivos. Geralmente, ele precisa ser flexível e dividir seu tempo conforme as necessidades desses funcionários. Embora ele geralmente trabalhe em um ambiente de escritório, ele também pode desempenhar suas responsabilidades administrativas em um ambiente de produção, industrial ou manufatura.
O que tipicamente distingue um funcionário administrativo de uma secretária é que seu trabalho normalmente se concentra mais em manter as operações gerais funcionando sem problemas, em vez de gerenciar eventos diários. Ele também costuma trabalhar para mais de uma pessoa. Na maioria dos ambientes de negócios, ele geralmente realiza seu trabalho com pouca ou nenhuma supervisão diária direta.
Os deveres de um funcionário administrativo dependem muito da natureza do negócio em que ele trabalha. Em geral, espera-se que ele planeje e implemente reuniões, programe viagens e transportes e garanta ótimas comunicações entre os departamentos. Se as pessoas para quem ele trabalha são mantidas a par das atividades e desenvolvimentos de negócios, ele normalmente é considerado bem-sucedido.
Manter as coisas funcionando normalmente normalmente requer boas habilidades em informática. Um funcionário administrativo freqüentemente usa vários programas de software para manter calendários executivos, criar planilhas e compilar relatórios. Suas habilidades on-line são geralmente necessárias para conduzir pesquisas em nome de seus superiores e manter comunicações por e-mail com parceiros de negócios. Ele também pode ser obrigado a utilizar programas de processamento de texto para escrever e editar correspondências e usar software gráfico para criar apresentações visuais.
Em algumas empresas maiores, pode ser necessário um funcionário administrativo para monitorar os níveis de produtividade em diferentes departamentos e recomendar mudanças para melhorar a eficiência. Essas sugestões podem incluir alterações na equipe ou atualização ou substituição das principais máquinas ou equipamentos de escritório. Um funcionário administrativo também é frequentemente responsável pela manutenção de estoques de material de escritório e pela negociação de acordos com fornecedores.
Ser bem-sucedido nessa posição normalmente requer grandes habilidades organizacionais e de comunicação. O suporte a vários gerentes e supervisores requer excelentes habilidades de gerenciamento de tempo. Manter todos satisfeitos geralmente requer diplomacia e tato por parte de um funcionário administrativo.
Normalmente, é necessário um diploma do ensino médio ou equivalente para esta posição, embora o grau de associado seja normalmente preferido. Algumas empresas exigem um diploma de bacharel em artes liberais ou comunicações. Às vezes, acredita-se que, quanto mais instruído o executivo contratante, mais instruído deve ser o funcionário administrativo. Experiência como secretária ou assistente de escritório é útil para ser considerada para esta posição. O conhecimento em operações de computadores e suporte de escritório é considerado um ativo.