O que um oficial administrativo faz?
O trabalho principal de qualquer oficial administrativo é gerenciar as tarefas de papelada e pessoal necessárias para garantir que os negócios do dia-a-dia funcionem sem problemas. Esses tipos de profissionais geralmente são um tanto de alto escalão e geralmente têm responsabilidades de liderança, além do trabalho de mesa. A maioria das empresas e entidades governamentais emprega esse tipo de pessoa para ajudar a garantir que as operações internas e as funções de negócios estejam acontecendo da maneira que deveriam. Em quase todos os contextos, o trabalho envolve quatro funções principais: comunicação, coordenação, tarefas administrativas diárias e planejamento de longo prazo.
papel nas empresas
Muitos dos oficiais administrativos mais conhecidos trabalham em empresas. Em grandes empresas, muitas vezes há uma divisão inteira dedicada aos assuntos administrativos, e o oficial serve como sua cabeça. As organizações menores normalmente contratam esse tipo de profissional para trabalhar ao lado de outros líderes de uma maneira muito mais prática. Em ambos os casos, o trabalho centra na gestão. O Oficial Administrativo é responsável por supervisionar processos e pessoal para garantir que a empresa possa atingir certas metas definidas. Isso pode envolver tudo, desde atribuir projetos até escrever relatórios e analisar números de saída. Muito do trabalho é "interno", o que significa que é baseado em relatórios e arquivos em papel.
Posições governamentais
A maioria dos governos também precisa de oficiais administrativos, embora o mundo desses profissionais tenda a ser um pouco diferente. Em vez de ajudar uma empresa a cumprir seus próprios objetivos, o trabalho dessa pessoa é ajudar a transmitir ao público como os líderes eleitos ou nomeados estão. Ele ou ela também pode trabalhar diretamente com esses líderes para garantir que eles estejam no caminho certo. O trabalho ainda é muito centrado em papel e envolve muita escrita de relatórios e trituração de números. A principal diferença é o público -alvo e Tele, objetivo abrangente.
Comunicação
Oficiais administrativos de empresas e escritórios do governo geralmente precisam se concentrar muito na comunicação. Esses profissionais geralmente estão conectados à administração sênior e à equipe da linha de frente, e até certo ponto são responsáveis por trazer mensagens entre esses dois grupos. Toda a comunicação normalmente deve ser clara, concisa e ter um tom profissional. A capacidade de determinar quais informações compartilhar e o melhor método para se comunicar geralmente é muito importante.
Coordenando as atividades da equipe
A maioria dos oficiais administrativos também focará muita atenção em reunir diferentes grupos de pessoas, para produzir relatórios específicos ou obter certas informações sobre como as coisas estão indo. Os tipos de atividades e equipes que devem ser coordenadas dependem do setor, da função comercial e das práticas comerciais gerais. Por exemplo, em uma empresa de serviços, os policiais podem nEed para coordenar localizações técnicas, locais de trabalho e entregas de produtos. Em uma prática médica, o trabalho pode girar em torno do ramo do fluxo de informações entre pacientes, representantes de vendas, consultores e profissionais médicos que compõem o núcleo da prática.
Tarefas administrativas diárias
Quase todas as organizações também têm muitas tarefas menores que podem parecer mundanas, mas precisam ser concluídas para que os negócios sejam executados como de costume. Muito disso está relacionado à papelada, e a maioria se enquadra na descrição do trabalho principal do oficial administrativo. Isso inclui o pagamento de contas, a emissão de faturas aos clientes, o processamento de pagamentos recebidos e a criação da folha de pagamento para a equipe. As remessas para o governo e outras agências também devem ser enviadas com a documentação de suporte correta.
Em pequenas empresas ou agências, o oficial administrativo geralmente é responsável por essas tarefas. Os executivos de maior potência não costumam realizar esse tipo de tarefas pessoalmente, PRefere -se a delegá -los a mais funcionários juniores - mas eles geralmente permanecem responsáveis por garantir que sejam feitos corretamente e a tempo. Quando uma empresa tem um problema de cobrança ou fica para trás nos principais pagamentos, o oficial administrativo é frequentemente uma das primeiras pessoas que culpam.
Planejando função
O trabalho do oficial administrativo geralmente o coloca no centro de todas as atividades comerciais, o que fornece uma perspectiva interessante sobre como muitas coisas diferentes funcionam e operam. Empresas e governos podem procurar maneiras de alavancar esse tipo de abordagem "veja tudo" quando se trata de planejamento em toda a organização. Isso pode ser tão simples quanto estabelecer metas razoáveis para o próximo trimestre ou ajudar a criar estratégias de uma abordagem para uma campanha. Um oficial administrativo pode ser acusado de encontrar um espaço maior para a organização, planejar a mudança e projetar o espaço de trabalho, por exemplo, ou pode ser encarregado de descobrir o que os cidadãos precisam quandoChega a algo específico, como alívio fiscal e, em seguida, procurando soluções diferentes e possíveis correções.
Conseguindo o emprego
Não existe uma lista única do que é preciso para se tornar um oficial administrativo, em parte por causa de quantas oportunidades diferentes existem. Os requisitos de liderança em uma grande corporação são realmente diferentes daqueles em um pequeno escritório sem fins lucrativos ou do governo local. A maioria dos candidatos concluiu um programa de treinamento pós-secundário em administração ou gerenciamento de empresas, que demonstra seu conhecimento quando se trata de operações internas e coordenação de pessoal. Além da educação básica, no entanto, muita coisa fica para a empresa individual.
Muitos empregadores estão mais interessados em experiência de trabalho relacionada do que credenciais acadêmicas. A experiência de resolver problemas, gerenciar conflitos e usar sistemas de computador é muito importante. A capacidade de lidar com pressão, trabalhar sob restrições de tempo e lidar com prioridades conflitantes pode ser muito usoful também. Na maioria dos casos, uma revisão cuidadosa de uma descrição específica do trabalho é a melhor maneira de os candidatos descobrirem o que realmente exigirá uma oportunidade específica.
evitando confusão com os administradores do escritório
O cargo de “Oficial Administrativo” às vezes pode ser fácil de confundir com os empregos de “Administrador de Escritório” e “Assistente de Escritório Administrativo”, embora os dois sejam geralmente bem diferentes. Um administrador de escritório ou assistente de escritório é basicamente uma secretária ou uma equipe de apoio que desempenha um papel muito júnior no arquivamento, atenda telefones e outro trabalho administrativo de baixo nível. Os policiais são mais frequentemente executivos que têm muito treinamento e experiência e funcionam mais como líderes do que apoiadores. Ambos os tipos de trabalhos envolvem o gerenciamento de diferentes tarefas baseadas em papel, apenas em níveis muito diferentes.