O que um oficial administrativo faz?
O trabalho principal de qualquer funcionário administrativo é gerenciar a papelada e as tarefas de pessoal necessárias para garantir que os negócios do dia-a-dia funcionem sem problemas. Esses tipos de profissionais geralmente são de alto escalão e geralmente têm responsabilidades de liderança, além do trabalho de mesa. A maioria das empresas e entidades governamentais emprega esse tipo de pessoa para garantir que as operações internas e as funções comerciais estejam acontecendo da maneira que deveriam. Em quase todos os contextos, o trabalho envolve quatro funções principais: comunicação, coordenação, tarefas administrativas diárias e planejamento a longo prazo.
Papel nas corporações
Muitos dos oficiais administrativos mais conhecidos trabalham em empresas. Nas grandes empresas, geralmente existe uma divisão inteira dedicada a assuntos administrativos, e o oficial atua como chefe. As organizações menores normalmente contratam esse tipo de profissional para trabalhar com outros líderes de uma maneira muito mais prática. Em ambos os casos, o trabalho se concentra no gerenciamento. O oficial administrativo é responsável por supervisionar os processos e o pessoal para garantir que a empresa seja capaz de atender a certas metas definidas. Isso pode envolver tudo, desde a atribuição de projetos até a elaboração de relatórios e a análise dos números de saída. Muito do trabalho é "interno", o que significa que é baseado em relatórios e documentos em papel.
Posições Governamentais
A maioria dos governos também precisa de funcionários administrativos, embora o mundo desses profissionais tenda a ser um pouco diferente. Em vez de ajudar uma empresa a atingir seus próprios objetivos, o trabalho dessa pessoa é ajudar a transmitir ao público como estão os líderes eleitos ou designados. Ele ou ela também pode trabalhar diretamente com esses líderes para garantir que eles estejam no caminho certo. O trabalho ainda é muito centralizado em papel e envolve muita redação de relatórios e processamento de números. A principal diferença é o público-alvo e o objetivo abrangente.
Comunicação
Oficiais administrativos de empresas e escritórios do governo geralmente precisam se concentrar muito na comunicação. Esses profissionais geralmente estão conectados à gerência sênior e à equipe da linha de frente e, em certa medida, são responsáveis por trazer mensagens entre esses dois grupos. Toda comunicação normalmente deve ser clara, concisa e ter um tom profissional. A capacidade de determinar quais informações compartilhar e o melhor método para se comunicar é geralmente muito importante.
Coordenando as atividades da equipe
A maioria dos oficiais administrativos também concentrará muita atenção em reunir diferentes grupos de pessoas, seja para produzir relatórios específicos ou para obter certas informações sobre como as coisas estão indo. Os tipos de atividades e equipes que devem ser coordenadas dependem do setor, da função comercial e das práticas gerais de negócios. Por exemplo, em uma empresa de serviços, os executivos podem precisar coordenar locais de técnicos, locais de trabalho e entregas de produtos. Em uma prática médica, o trabalho pode girar em torno da racionalização do fluxo de informações entre pacientes, representantes de vendas, consultores e profissionais médicos que compõem o núcleo da prática.
Tarefas administrativas diárias
Quase toda organização também possui muitas tarefas menores que podem parecer comuns, mas precisam ser concluídas para que os negócios sejam executados normalmente. Muito disso está relacionado à papelada, e a maior parte se enquadra na descrição principal do cargo de administrador. Isso inclui pagar contas, emitir faturas para os clientes, processar pagamentos recebidos e criar folha de pagamento para a equipe. As remessas para o governo e outras agências também devem ser enviadas com a documentação de suporte correta.
Em pequenas empresas ou agências, o oficial administrativo é muitas vezes encarregado dessas tarefas. Os executivos de alto nível não costumam executar esse tipo de tarefa pessoalmente, preferindo delegá-los a uma equipe mais jovem - mas eles geralmente permanecem responsáveis por garantir que sejam executados adequadamente e no prazo. Quando uma empresa tem um problema de cobrança ou fica para trás com grandes pagamentos, o oficial administrativo é frequentemente uma das primeiras pessoas culpadas.
Função de planejamento
O trabalho do funcionário administrativo geralmente o coloca no centro de todas as atividades comerciais, o que fornece uma perspectiva interessante de como muitas coisas diferentes funcionam e operam. Empresas e governos podem procurar maneiras de alavancar esse tipo de abordagem "ver tudo" quando se trata de planejamento em toda a organização. Isso pode ser tão simples quanto estabelecer metas razoáveis para o próximo trimestre ou ajudar a criar estratégias para uma abordagem de uma campanha. Um oficial administrativo pode ser encarregado de encontrar um espaço maior para a organização, planejar a mudança e projetar o espaço de trabalho, por exemplo, ou pode ter a tarefa de descobrir o que os cidadãos precisam quando se trata de algo específico, como isenção de impostos, e procurar soluções diferentes e possíveis correções.
Conseguir o emprego
Não existe uma lista única do que é necessário para se tornar um oficial administrativo, em parte por causa de quantas oportunidades diferentes existem. Os requisitos de liderança em uma grande corporação são realmente diferentes dos de um pequeno escritório do governo local ou sem fins lucrativos. A maioria dos candidatos concluiu um programa de treinamento pós-secundário em administração ou gerenciamento de negócios, que demonstra seu conhecimento em operações internas e coordenação de pessoal. Além da educação básica, no entanto, muito resta para a empresa individual.
Muitos empregadores estão mais interessados na experiência de trabalho relacionada do que nas credenciais acadêmicas. Experiência em resolver problemas, gerenciar conflitos e usar sistemas de computador é muito importante. A capacidade de lidar com pressão, trabalhar com restrições de tempo e lidar com prioridades conflitantes também pode ser muito útil. Na maioria dos casos, uma revisão cuidadosa de uma descrição de cargo específica é a melhor maneira para os candidatos descobrirem o que uma oportunidade específica realmente exigirá.
Evitando Confusões com Administradores do Office
Às vezes, pode ser fácil confundir o título de “oficial administrativo” com os trabalhos de “administrador do escritório” e “assistente do escritório administrativo”, que soam semelhantes, embora os dois sejam geralmente bem diferentes. Um administrador de escritório ou assistente de escritório é basicamente um secretário ou pessoal da equipe de suporte que desempenha um papel muito júnior no preenchimento, atendimento telefônico e outro trabalho administrativo de baixo nível. Oficiais são mais frequentemente executivos que têm muito treinamento e experiência e atuam mais como líderes do que como apoiadores. Ambos os tipos de trabalhos envolvem o gerenciamento de diferentes tarefas baseadas em papel, apenas em níveis muito diferentes.