O que um trainee de gerenciamento de eventos faz?
Um estagiário de gerenciamento de eventos trabalha sob a tutela de um gerente de eventos para garantir que todos os aspectos de um evento planejado seja executado sem problemas. O gerenciamento de eventos é um termo usado para descrever o ato de planejar e executar eventos, e muitas escolas oferecem diplomas em gerenciamento de hotéis e hospitalidade para treinar gerentes de eventos. O trainee de gerenciamento de eventos trabalha com o gerente de eventos para coordenar o tema, orçamento, comida, local, música, comunicados à imprensa, segurança e muitos outros aspectos logísticos necessários ao hospedar um evento.
O tema é normalmente o primeiro item discutido quando os gerentes de eventos trabalham com um cliente. Compreender exatamente o que o cliente deseja ajuda o gerente de eventos e o gerente de eventos, o trainee a saber por onde começar. As posições do estagiário geralmente envolvem a pesquisa da história por trás do tema para alcançar a precisão histórica. Por exemplo, um se foi com a festa de fantasia do vento deve incluir vestidos antebellum e possivelmente até comida e música do período. O gerente de eventos gerente researcEle é os itens normais desse período e fornece ao gerente de eventos os detalhes necessários para desenvolver um plano.
O orçamento é outro aspecto importante no planejamento de eventos. Depois que o tema for estabelecido, o gerente de eventos discutirá limites de orçamento com o cliente para determinar qual valor de gasto está disponível. O trainee é então responsável por solicitar cotações dos vários fornecedores, consolidando as informações e fornecendo ao gerente de eventos um relatório para revisar. Dependendo do relatório final, podem ser necessárias negociações para garantir que as necessidades do cliente sejam atendidas. O estagiário pode participar de negociações entre o gerente de eventos e os fornecedores ou o cliente para saber como a arte da negociação é conduzida.
Um trainee de gerenciamento de eventos às vezes é considerado um "gopher" devido ao número de tarefas de última hora atribuídas. À medida que o dia do evento se aproxima, muitos pequenosAtividades como ligar para confirmar as entregas ou a verificação da R.S.V.P. Lista cai para o estagiário. As sessões de feedback diário são comuns onde o gerente de eventos e o trainee passam por uma lista de verificação para garantir que todos os aspectos sejam tratados oportunamente.
No dia do evento real, o estagiário de gerenciamento de eventos normalmente é encarregado de coordenar nos bastidores com os vários fornecedores. Coisas mundanas, como agendar as zonas de estacionamento e descarregamento para os fornecedores, além de confirmar que os itens corretos encomendados foram entregues no estagiário. Quando o evento começar, o gerente do evento pode fazer parte das festividades e o estagiário monitorará continuamente os fornecedores para garantir que as coisas funcionem sem problemas.
Depois que o evento concluir, o gerente e o estagiário de gerenciamento de eventos trabalhará com os fornecedores para garantir que o local seja deixado em condição primitiva e que todos os materiais sejam removidos. Nos dias seguintes ao evento, o trainee trabalhará para devolver quaisquer itens alugados ou emprestadose prepare um relatório das despesas finais. O gerente e o trainee discutem quaisquer problemas que resultaram e determinar como lidar com o futuro. Depois que as despesas finais são pagas, o estagiário arquiva o relatório do evento e passa para o próximo evento.