O que um assistente executivo faz?
Um assistente executivo dedica sua carreira a ajudar um funcionário corporativo, geralmente fornecendo uma combinação de conselhos profissionais e apoio administrativo. Embora as responsabilidades associadas ao trabalho variem dependendo da cultura que prevalece em uma determinada empresa, existem algumas tarefas básicas que todos os assistentes realizam. A maioria destes está relacionada ao trabalho de secretariado, agendamento e gerenciamento de contatos. Muitos executivos tratam seus assistentes como suas pessoas buscam idéias, recomendações e ajuda confidencial, e ajudam com tudo, desde fotocópia até briefings de imprensa.
hierarquia
Empresas com assistentes executivos normalmente atribuem um assistente por executivo. O assistente é responsável por lidar com tarefas que são delegadas pelo executivo que serve como seu supervisor imediato. Em muitos casos, os assistentes têm mesas fora dos escritórios de seus executivos, de modo a estar o mais acessível possível.
Assistentes executivos típicosY Responde apenas ao seu Superior nomeado. Eles agem como confidente e auxiliar de escritório dessa pessoa. Qualquer coisa que o executivo precisa fazer, o assistente faz. Eles podem acompanhar seu executivo às reuniões de negócios e são responsáveis por conhecer detalhes sobre outros participantes. Dependendo das necessidades do executivo, os assistentes também podem surgir em viagens corporativas. Nessa capacidade, o assistente geralmente é responsável por gerenciar a programação do executivo, organizar reuniões e garantir que ele tenha lido o material de briefing certo e esteja pronto para fazer as apresentações ou comentários necessários.
Deveres de escritório
Nem tudo sobre o trabalho é tão fascinante quanto as reuniões de viagem e de alto nível. Muitas das tarefas diárias de um assistente executivo são de natureza clerical. Os assistentes geralmente são responsáveis por lidar com a papelada de seu superior. Isso inclui correio, correspondências entre escritórios earquivamento básico. O assistente também pode ser chamado a gerenciar um calendário, acompanhando os horários das reuniões, compromissos oficiais e contatos importantes.
Requisitos de gerenciamento
Dependendo da estrutura e tamanho da empresa, um assistente executivo pode ter um ou mais assistentes próprios para ajudar na carga de trabalho. Normalmente, são secretários ou mais associados administrativos de nível básico. O assistente executivo geralmente é responsável por gerenciar suas tarefas e delegar tarefas a eles, conforme necessário.
Na maioria dos casos, o executivo corporativo tem pouca ou nenhuma voz sobre a estrutura de secretariado que seu assistente se estabelece. As decisões sobre disciplina, elogios e aumentos são frequentemente deixados a critério do assistente, geralmente em consulta com o Departamento de Recursos Humanos da Companhia.
Treinamento e experiência
Garantir um trabalho de assistente executivo normalmente exige uma combinação de treinamento e experiência prática. Em geneRAL, os executivos esperam que seus assistentes sejam especialistas em políticas e procedimentos da empresa, bem como proficientes nas funções básicas do escritório. Não é incomum um funcionário se tornar um assistente executivo depois de trabalhar em outra posição dentro da estrutura da empresa. Muitos secretários de nível inferior, por exemplo, avançam para o status de assistente executivo após vários anos de forte desempenho no trabalho.
A maioria das empresas prefere que os assistentes possuam um grau de algum tipo. O curso de gestão, recursos humanos ou mesmo sociologia pode ser benéfico, mas geralmente simplesmente se formar em algo é suficiente. Os gerentes de contratação corporativos geralmente veem a educação universitária como mais uma marca de prestígio e intelecto geral do que como fonte de conhecimento específico relacionado ao trabalho.
Isso não quer dizer que um diploma universitário seja obrigado a se tornar um assistente executivo, no entanto. Em muitos casos, a experiência é mais importante que a educação formal. Embora possa ser difícil ser contratado no eNível xecutivo imediatamente após o ensino médio, alguém com apenas um diploma do ensino médio que passa vários anos trabalhando como membro da equipe de suporte em um ambiente corporativo pode ser o candidato mais atraente. As empresas geralmente estão mais interessadas em quão bem um candidato pode realizar o trabalho do que as escolas nomeadas em um currículo.
Prestige and Benefits
Assistentes executivos geralmente são considerados um pouco de elite, pelo menos quando se trata de apoiar a equipe. Eles tendem a ter privilégios não compartilhados por outros assistentes administrativos, tanto em termos de recursos quanto de salário. Em algumas empresas, um assistente executivo com um longo mandato pode ser elegível para participar de programas de pensão ou de outras vantagens que não estão disponíveis para os funcionários em posições menores.