O que um administrador de despesas faz?
Um administrador de despesas verifica os relatórios de despesas de uma empresa, efetuando pagamentos a indivíduos ou empresas apropriadas após verificação e manipulação de qualquer abuso de fundos. Ele garante que todas as contas sejam necessárias e precisas, o que evita gastos exorbitantes ou não autorizados e perda de receita. Também é sua responsabilidade manter registros detalhados, eletrônicos e não eletrônicos, de recebimentos e pagamentos.
Cada empresa possui políticas e formulários específicos necessários para efetuar pagamentos e reembolsos. Como os novos funcionários ou prestadores de serviços nem sempre conhecem essas políticas e formulários, o administrador de despesas as explica ou fornece. Ele também responde a quaisquer perguntas sobre as políticas e formulários, conforme necessário, como se uma despesa específica se qualifica para reembolso da empresa.
Por razões fiscais e legais, os administradores de despesas coletam faturas e recibos, usando a documentação para garantir que o valor a ser pago seja justificado e preciso. A administração de despesas está intimamente ligada ao processamento da folha de pagamento e geralmente é feita pela mesma pessoa; muitos administradores verificam os cartões de ponto. Eles também coletam outros dados necessários para o pagamento adequado, como números ou endereços de roteiros bancários.
Depois que o administrador de despesas verificar que uma despesa é legítima, ele deve manter um registro da despesa. Geralmente, isso significa fazer cópias e colocá-las em um arquivo da empresa, mas também envolve inserir as despesas em um sistema computadorizado e codificar todas as despesas para garantir a alocação orçamentária adequada e o tratamento tributário.
O gerenciamento de despesas é um processo complexo e os erros podem ocorrer. Por exemplo, um funcionário pode preencher um relatório de despesas incorretamente ou o administrador pode autorizar acidentalmente um pagamento para a conta errada. Quando esses erros ocorrem, o administrador deve localizar a fonte ou o motivo do erro, notificar as pessoas afetadas e tomar medidas para solucionar o problema.
O ideal da empresa é que todos os funcionários tratem os fundos e as propriedades da empresa com respeito, mas, na realidade, alguns funcionários tentam conseguir um negócio para cobrir despesas que não são de responsabilidade da empresa ou são mais altas que o necessário. Quando um administrador descobre que alguém está fazendo isso, ele toma as medidas apropriadas de acordo com a política da empresa, como emitir um aviso verbal ou apresentar evidências do abuso a funcionários superiores. Isso nem sempre torna o administrador popular entre os funcionários, mas é essencial que o administrador aplique as políticas da empresa para que a gerência mantenha uma aura de autoridade.
Às vezes, quando um administrador de despesas assume uma nova posição ou quando as circunstâncias da empresa mudam, ele vê maneiras pelas quais o sistema atual de administração de fundos da empresa não é tão eficiente quanto poderia ser. Como um tipo de gerente, o administrador deve identificar áreas que poderiam usar melhorias e debater sobre maneiras de alterar a estratégia ou as ferramentas de despesas. As empresas podem exigir que ele apresente propostas formais para quaisquer modificações e apresente suas idéias aos acionistas ou membros do conselho.
Em algumas empresas, as questões de seguro também estão ao alcance do administrador de despesas. Por exemplo, eles podem ter que providenciar pagamentos de seguros nos veículos da empresa, pois os provedores de seguros devem ser pagos por serviços semelhantes a qualquer outro fornecedor. Nesses casos, o administrador interage com as companhias de seguros e com terceiros.