O que um administrador de despesas faz?
Um administrador de despesas verifica os relatórios de despesas de uma empresa, fazendo pagamentos a indivíduos ou empresas apropriados após a verificação e lidando com qualquer abuso de fundos. Ele garante que todas as contas sejam necessárias e precisas, o que impede gastos exorbitantes ou não autorizados e perda de receita. É também sua responsabilidade manter registros detalhados, eletrônicos e não eletrônicos, de recebimentos e pagamentos.
Cada empresa possui políticas e formulários específicos necessários para efetuar pagamentos e reembolsos. Como novos funcionários ou prestadores de serviços nem sempre conhecem essas políticas e formulários, o administrador de despesas explica ou os fornece. Ele também responde a quaisquer perguntas sobre as políticas e formas, conforme necessário, como se uma despesa específica se qualifica para o reembolso da empresa.
Por razões fiscais e legais, os administradores de despesas coletam faturas e recibos, usando a documentação para garantir que o valor a ser pago seja justificado e preciso. Administração de despesasN está intimamente ligado ao processamento da folha de pagamento e geralmente é feito pela mesma pessoa, muitos administradores verificam os cartões de tempo. Eles também coletam outros dados necessários para o pagamento adequado, como números ou endereços de roteamento bancário. Freqüentemente, isso significa fazer cópias e colocá -las em um arquivo da empresa, mas também envolve inserir as despesas em um sistema computadorizado e codificar todas as despesas para garantir a alocação orçamentária adequada e o tratamento tributário.
Gerenciamento de despesas é um processo complexo e os erros podem e ocorrem. Por exemplo, um funcionário pode preencher um relatório de despesa de forma inadequada, ou o administrador pode autorizar acidentalmente um pagamento à conta errada. Quando esses erros acontecerem, o administrador deve localizar a fonte ou razão para o erro, notificar os afetados e tomar medidas para rEmedy the Problem.
O ideal da empresa é que todos os funcionários tratam os fundos e propriedades da empresa com respeito, mas, na realidade, alguns funcionários tentam obter uma empresa para cobrir as despesas que não são de responsabilidade da empresa ou são mais altas do que o necessário. Quando um administrador descobre que alguém está fazendo isso, ele toma medidas apropriadas de acordo com a política da empresa, como emitir um aviso verbal ou enviar evidências do abuso a funcionários superiores. Isso nem sempre torna o administrador popular entre os funcionários, mas é fundamental para o administrador aplicar as políticas da empresa se a administração for reter uma aura de autoridade.
Às vezes, quando um administrador de despesas assume uma nova posição ou, à medida que as circunstâncias da empresa mudam, ele vê maneiras pelas quais o atual sistema de administração de fundos da empresa não é tão eficiente quanto poderia ser. Como tipo de gerente, o administrador deve identificar áreas que podem usar melhorias e brainstorm sobre maneiras de chanGE A estratégia ou ferramentas de despesa. As empresas podem exigir que ele envie propostas formais para quaisquer modificações e apresente suas idéias a acionistas ou membros do conselho.
Em algumas empresas, os problemas de seguro também estão dentro do alcance do administrador de despesas. Por exemplo, eles podem ter que organizar pagamentos de seguro em veículos da empresa, pois os provedores de seguros devem ser pagos por serviços semelhantes a qualquer outro fornecedor. Nesses casos, o administrador faz uma ligação com as companhias de seguros e terceiros.