O que um assistente/recepcionista de escritório faz?
Um assistente/recepcionista de escritório é tipicamente responsável pelas tarefas do front office em uma empresa ou organização. A recepcionista geralmente controla o acesso ao escritório, cumprimentando os hóspedes, notificando os funcionários dos visitantes e trabalhando com entregadores e contratados. Além disso, o assistente do escritório pode ser responsável por várias tarefas de administração de escritórios, como gerenciar planilhas, correspondência e solicitação de material de escritório. Dependendo do tamanho da organização e do número de funcionários que ela possui, o assistente/recepcionista do escritório também pode atuar como assistente pessoal ou administrativo de um ou mais executivos ou gerentes de uma empresa.
Enquanto muitos escritórios agora dependem de sistemas de correio de voz para atender telefones e atirar os chamadores para o trabalhador pertinente, muitos ainda empregam um assistente/recepcionista de escritório para gerenciar o sistema telefônico e falar com os chamadores que estão tendo dificuldades em usá -lo. Recepcionistas também executam a tarefa que supervisiona a área de recepção, tambémconhecido como área de espera ou sala, na qual os visitantes costumam entrar. Um assistente/recepcionista tradicional do escritório normalmente assume a responsabilidade de garantir que um visitante seja anunciado às pessoas que ele ou ela está visitando ou, se o visitante for um entregador, a recepcionista geralmente assinará pacotes e informará os destinatários de sua chegada. Um assistente/recepcionista do escritório também pode ser responsável por informar os clientes "walk-in" sobre os serviços de uma empresa e também pode agendar compromissos entre clientes e funcionários.
Empresas com uma equipe de suporte ao escritório relativamente pequena podem exigir que um assistente/recepcionista do escritório assuma outras funções da empresa. Em uma organização muito pequena, ou com um orçamento muito frugal, a recepcionista também pode servir como gerente de escritório. Ele ou ela pode ser responsável por garantir que o escritório funcione bem, reabastecendo os suprimentose monitorar o desempenho de máquinas de escritório, como copiadoras, máquinas de fax e até computadores. O assistente/recepcionista do escritório com essas responsabilidades normalmente entra em contato e trabalha com profissionais de reparo, além de outros contratados que podem precisar realizar trabalhos no espaço ou na construção do escritório. Outras responsabilidades comuns incluem planejamento de eventos, agendamento de viagens e, em alguns casos, gerenciamento de comunicações gerais de escritório, como notificações sobre férias, eventos especiais e considerações de segurança.
As qualificações para se tornar um assistente de escritório variam de acordo com as habilidades necessárias para assumir uma posição dentro de uma empresa específica. Em muitos casos, os funcionários do escritório podem adquirir suas habilidades no trabalho ou concluir um programa de treinamento vocacional que lhes fornece um entendimento básico dos procedimentos de administração de escritórios. Outras opções incluem ter aulas de educação continuada e de adultos em vários pacotes de software, redação de negócios e comunicação e protOCOL.