O que um supervisor do Office faz?
Dependendo do tipo de cargo, um supervisor pode ter muitas responsabilidades diferentes. Normalmente, um supervisor de escritório é responsável por gerenciar outras equipes de escritório, além de administrar o escritório, incluindo tarefas como criação de agendas, contratação e treinamento de novos funcionários, manutenção de suprimentos e equipamentos de escritório, entre outros. O supervisor de um escritório normalmente reportará à alta gerência.
Um supervisor de escritório pode trabalhar em qualquer escritório de médio a grande porte com um número de funcionários administrativos. Ele ou ela precisará ter excelentes habilidades organizacionais, bem como a capacidade de trabalhar bem com outras pessoas e fornecer atendimento ao cliente, se necessário. Um supervisor precisa ser capaz de criar agendas de trabalho que atendam às necessidades da empresa, além de levar em consideração as solicitações dos funcionários, como férias ou licença médica. Um supervisor também pode precisar agendar reuniões ou outros eventos corporativos, bem como tomar atas das reuniões.
É importante que um supervisor do escritório conheça e compreenda todas as funções e necessidades do escritório. Ele ou ela precisa ser capaz de passar essas informações para outros funcionários e entender quanto tempo cada tarefa individual deve levar. Como um supervisor de escritório pode ser solicitado a ajudar a gerência na contratação de novos funcionários, é necessário ter uma idéia clara das habilidades necessárias para ter sucesso em um ambiente de escritório específico. Também é necessário garantir que as tarefas do trabalho não estejam sendo duplicadas e que todos os funcionários sejam necessários.
Diariamente, um supervisor precisa garantir que todos os funcionários continuem trabalhando e mantendo políticas corporativas para questões como comportamento e código de vestimenta. Se surgirem problemas entre os funcionários ou com clientes ou clientes, um supervisor precisará estar disponível para ajudar a resolver o problema. Um supervisor de escritório também precisará manter o equipamento no escritório, como copiadoras ou computadores, além de acompanhar os suprimentos que precisam ser solicitados.
Outras tarefas podem incluir contabilidade, deveres contábeis, manutenção de um sistema de arquivos, atendimento telefônico e recebimento e envio de correspondência, entre outros. Cada escritório pode exigir uma combinação diferente de tarefas de seus supervisores e equipe administrativa, e um supervisor precisa ser capaz de fazer seu trabalho enquanto é um bom líder para outros funcionários. É importante que um supervisor seja capaz de ouvir as preocupações, idéias e sugestões dos outros funcionários, inovar maneiras de resolver problemas e transmitir importantes preocupações à alta gerência.