O que é um secretário de viagens?
Um secretário de viagens trabalha em uma capacidade administrativa em uma agência ou corporação. Ele ou ela também pode ser chamado de assistente de escritório de viagens. Os secretários de viagens coordenam os planos de viagem para os clientes sob a supervisão de um agente e geralmente atendem aos telefones e atendem aos clientes. Se um secretário organizar viagens para executivos corporativos, ele também geralmente prepara itinerários ou horários de viagem.
Em uma agência de viagens, os secretários geralmente são responsáveis por cumprir os requisitos de licenciamento e outras documentos necessários para manter os negócios. Embora um secretário de viagens possa atender o telefone e distribuir correio, ele também aconselha os clientes e deve entender todos os aspectos da indústria do turismo. Esse conhecimento profundo ajuda a resolver problemas para as pessoas que tentam coordenar voos e hotéis. Alguns secretários de viagens ajudam a criar folhetos informativos para uso do cliente.
Se eles trabalharem para empresas, os secretários de viagens geralmente organizam todos os detalhes das viagens dos executivos. Um secretário de viagens corporativas pode lidar com o planejamento de feiras e convenções. Tentar salvar o dinheiro da empresa enquanto reserva salas e transporte é uma consideração para a maioria dos secretários de viagens de negócios.
Escolas profissionais ou faculdades comunitárias geralmente têm programas relacionados a tipos de viagens de carreiras de secretário, embora esses programas não possam não ser oferecidos com tanta frequência quanto outros tipos de especialidades de secretariado, como jurídica e médica. Os programas escolares podem incluir uma seção de estágio na qual um estudante estagiário como secretário de viagens. Os programas de secretariado de viagem estão disponíveis on -line e pessoalmente. Esses programas geralmente são menos de um ano para concluir e geralmente incluem vários exames que devem ser aprovados para receber um certificado.
O software de reserva de viagem deve ser dominado pelos secretários. Um secretário de viagens deve ter excelentes habilidades em informática e ser capaz de se arrumarDinate muitos detalhes. Por exemplo, se mais de uma companhia aérea for necessária para a viagem de um cliente, o secretário deverá incluir instruções para conectar voos. O planejamento de conexões com tempo de espera mínimo também é necessário para um bom atendimento ao cliente.
Pessoas que são secretárias de viagens podem funcionar integral ou em meio período. Eles podem viajar para reuniões de negócios ocasionalmente e para suas férias pessoais. Construir boas relações de trabalho com outras pessoas no setor de viagens, como representantes da companhia aérea e operadores turísticos, pode ajudar os secretários a criar pacotes turísticos cheios de valor para os clientes. Nesse esforço, eles ajudam os agentes de viagens a fazer com que sua agência ofereça aos clientes as melhores ofertas e opções de viagem possíveis. Em algumas agências, um secretário de viagens pode se especializar em uma área, como passeios de férias, enquanto um agente pode lidar com outros pacotes.