O que é um assistente administrativo?

Um assistente administrativo tem muitas das mesmas tarefas que um secretário, incluindo digitar, arquivar, atender telefones e fazer anotações nas reuniões. Além disso, ele também pode supervisionar a logística de um escritório, colaborar com supervisores em projetos importantes e supervisionar secretários. Embora exista pouca educação formal necessária para trabalhar nessa posição, assistentes executivos ou aqueles que trabalham em campos especializados podem precisar de treinamento adicional.

deveres

Os deveres de um assistente administrativo freqüentemente vão muito além das tarefas de secretariado e incluem lidar com coisas logísticas para o escritório, como encomendar suprimentos, lidar com correspondência e documentação que entram e saem do negócio e coordenando os horários das pessoas. Em muitos casos, ele ou ela é uma fonte de informação com o público e, como tal, às vezes atua como o "rosto" da empresa. Alguns assistentes seniores também supervisionam os assistentes ou secretários juniores, caso em que podem precisar fazer um Periplic PerfoRelatórios ou apresentações da RMance. Muitas pessoas nessa posição também ajudam a treinar novos funcionários, principalmente se estiverem realizando tarefas de administração. Um assistente administrativo também precisa de algum conhecimento prático, como trabalhar com uma variedade de equipamentos de escritório.

Conjunto de habilidades

As pessoas que trabalham nessa posição precisam ser extremamente boas com detalhes e capazes de lidar com muitas tarefas simultaneamente, pois geralmente são responsáveis ​​pelos horários de várias pessoas e podem supervisionar o progresso de vários projetos de uma só vez. Eles também devem ser bons com as pessoas, já que o trabalho exige muita interação com pessoas no escritório e com clientes. Ser capaz de julgar as ligações e o trabalho de forma independente também é uma parte importante do trabalho, já que o assistente administrativo é a pessoa que provavelmente sabe quais documentos são importantes e quais podem ser descartados, quais e-mailspode ser tratado no nível do escritório e que precisam ser encaminhados para a alta gerência e como elaborar a cadeia de comando para fazer as coisas. Além de tudo isso, os assistentes administrativos precisam ser articulados, bons em escrever e boa com a tecnologia, pois geralmente são obrigados a responder a correio, revisar documentos e trabalhar com bancos de dados.

Especialidades

Assistentes administrativos podem se especializar em um departamento específico em uma organização, como recursos humanos ou TI, embora isso seja mais comum em organizações maiores. Assistentes administrativos executivos trabalham apenas com a alta gerência em uma empresa. Eles podem ser responsáveis ​​por um grupo de pessoas ou só podem trabalhar com um. Em ambos os casos, o assistente é responsável por controlar o acesso aos executivos, fazer acordos de viagem e conferências e interagir com fornecedores, executivos de outras empresas e membros do conselho, além das tarefas administrativas regulares. De um modo geral, quanto mais alto o exECITIVO, quanto mais habilidades e experiência das necessidades do assistente.

Além disso, os assistentes administrativos podem se especializar em certos campos, como medicina ou direito. Além das tarefas normais associadas a essa posição, ele também executa tarefas especificamente relacionadas a esse campo. Por exemplo, um assistente jurídico também pode pesquisar precedentes legais e ajudar a preparar briefings, enquanto um assistente médico geralmente precisa saber sobre faturamento de seguros ou procedimentos de laboratório. Algumas pessoas também fazem esse trabalho em casa por telefone e internet; nesse caso, são chamadas de assistentes administrativos virtuais.

Treinamento

Em muitos casos, uma pessoa pode começar a trabalhar neste trabalho com um ensino médio e algum treinamento em habilidades de negócios e informática. Para cargos especializados, como em um escritório médico ou legal, ela deve conhecer o vocabulário específico para essa posição. Um certificado de um programa de treinamento, um diploma de associado ou certificação através de um órgão reconhecidoTodos podem ajudar quando se trata de ser contratado ou promovido.