Por quanto tempo devo manter minha documentação fiscal?
Muitas vezes é difícil saber quando você pode se livrar de registros pessoais, como documentos fiscais. Além disso, pode ser difícil saber quais partes da documentação tributária de uma pessoa precisam ser salvas. Por exemplo, é necessário salvar os recibos de deduções detalhadas ou as declarações de renda auferidas após o preenchimento da documentação fiscal?
Faz sentido entender como e quando o IRS ou estados individuais podem investigar as declarações fiscais. Os seguintes padrões se aplicam. O IRS pode contestar suas declarações fiscais por até três anos após a apresentação. Eles têm seis anos para analisar sua documentação fiscal e auditá-lo se descobrirem que você tem renda não declarada. Portanto, faz sentido manter a documentação fiscal por pelo menos sete anos.
Posteriormente, pode-se ainda querer manter retornos reais, mas materiais acompanhantes, como recibos, W-2s, formulários diversos 1099 e declarações sobre ganhos de juros geralmente podem ser descartados. Essa documentação tributária não deve apenas ser descartada, mas também fragmentada para evitar possível roubo de identidade. Muitos desses documentos listam informações importantes, como seu número de previdência social, tornando bastante simples para um ladrão roubar sua identidade.
Existem algumas razões pelas quais pode fazer sentido manter alguma documentação fiscal por mais de dez anos. Por exemplo, os W-2 listam dinheiro pago à seguridade social. Se você sempre contribuiu com uma quantia máxima para pagamentos da previdência social e, mais tarde, após a aposentadoria, o governo oferece menos do que aquilo a que você realmente tem direito, você pode usar W-2s antigos para provar sua elegibilidade para receber mais dinheiro. Erros podem acontecer, mesmo no governo, portanto, ter uma maneira de provar sua elegibilidade para receber renda da aposentadoria do estado pode ser valioso.
O que você definitivamente pode fazer é se livrar de coisas como extratos trimestrais e recibos de pagamento depois de receber W-2s, 1099 formulários diversos ou extratos de final de ano. Não há necessidade de manter essa documentação fiscal adicional, pois ela duplica as informações que você já possui. Além disso, se você precisar procurar uma declaração de imposto antiga e não tiver uma, poderá solicitar uma no IRS. Lembre-se de mantê-lo arquivado por pelo menos sete anos após a data original do depósito.