Como escolho os melhores comprovantes de depósito para empresas?
As melhores notas de depósito comercial atendem aos requisitos básicos do banco e atendem adequadamente às funções secundárias deste importante documento comercial. Normalmente, os recibos de depósito são solicitados pelo banco e, portanto, terão a codificação necessária. As funções secundárias incluem rastreabilidade, precisão e comunicação de transações. Todos esses fatores funcionam juntos para documentar uma transação, para que a contabilidade exata seja possível. Além disso, o risco de roubo interno ou externo precisa ser minimizado.
Se os depósitos forem feitos por várias pessoas em vários locais, a rastreabilidade é uma preocupação. As melhores notas de depósito comercial terão um meio de rastrear quem fez o depósito, quando e onde. Isso pode ser realizado por uma linha especial no boleto assinado pelo depositante. Vários comprovantes de depósito de carbono são úteis para aumentar a rastreabilidade, com cópias mantidas pelo depositante e pelo supervisor e enviadas ao banco.
A precisão é um fator importante na escolha das melhores notas de depósito comercial, porque dados incorretos podem resultar em descobertos e taxas bancárias ou imprecisões nas contas dos clientes. Para aumentar a precisão, as empresas podem optar por usar comprovantes de depósito gerados por computador. Se os comprovantes de depósito tiverem de ser preenchidos à mão, deve haver espaço suficiente para que todos os cheques sejam listados e linhas para cada denominação de notas sejam registradas separadamente. Os funcionários devem ser obrigados a escrever cuidadosamente em todos os comprovantes de depósito.
A comunicação por transação pode ser óbvia em uma pequena empresa, mas menos em uma grande empresa. Os contadores precisam saber quando os depósitos são reconhecidos pelo banco, qual conta deve ser creditada pelo depósito e a forma do depósito. Operações dispersas podem resultar em várias pessoas manipulando o depósito. Portanto, não apenas várias cópias dos comprovantes de depósitos comerciais podem ser importantes, mas também deve ser mantido um registro de depósito semelhante a um registro de cheques.
Uma empresa precisa fazer várias determinações para minimizar o risco de roubo. O tamanho da transação comercial típica e a quantia em dinheiro versus outros meios de pagamento devem ser conhecidos. Outros fatos a serem coletados são: se a empresa usa boletos preenchidos à mão ou gerados por computador, a frequência dos depósitos feitos durante o horário bancário em comparação com o uso do horário noturno e se os depósitos serão feitos por várias pessoas ou pela mesma pessoa ou duas pessoas. Quanto maior a transação em dinheiro, maior o uso do serviço noturno e o depósito repetido pela mesma pessoa aumentam a chance de roubo por agentes externos e por funcionários. Sacos de depósito de plástico descartáveis com várias guias de depósito de carbono ajudam a impedir o roubo de depósitos noturnos.
As melhores notas de depósito comercial incorporarão os fatores acima, conforme apropriado. Eles podem variar em tamanho, desde a folha destacável do tamanho da carteira até um relatório de várias páginas gerado pelo software de contabilidade. Em todos os casos, eles devem ser lógicos, ordenados e facilmente compreendidos por todos os usuários. Os recibos de depósito comercial, embora não sejam vistos pelos clientes, também devem ter uma aparência profissional.