Como escolho o melhor formulário de despesas de viagem?
Gerentes, chefes de departamento, contratados independentes ou assalariados por hora podem encontrar o melhor formulário de despesas de viagem para relatar corretamente os custos de deslocamento para os negócios. Os formulários de despesas de viagem fornecem formatos eficientes para muitos tipos diferentes de despesas e diversos usos comerciais. Escolher o melhor formulário de despesas de viagem significa adaptar os aspectos desse formulário às suas necessidades específicas de geração de relatórios precisos.
Aqueles que desejam o melhor formulário de despesas de viagem para seus negócios devem pensar em seus usos e objetivos para a contabilidade de despesas de viagem: o objetivo principal do formulário de despesas será o de relatórios internos, de reembolso dentro da empresa ou de relatórios de despesas de viagem ao Internal Serviço de receita? Esses dois usos dos modelos de formulário de despesas de viagem são muito diferentes e a definição de metas específicas permitirá que passageiros ocupados e outras pessoas encontrem as melhores formas que os ajudem a relatar o que é necessário. Também ajuda a ter formulários claros e fáceis de usar, com colunas específicas para cada tipo diferente de custo.
Um aspecto primário da escolha do melhor formulário de despesas de viagem é a contabilidade de milhas. Muitas empresas, assim como o serviço tributário do governo federal, exigem marcações odométricas e outros dados importantes para registrar com precisão as milhas percorridas em um veículo. Os melhores formulários de despesas de viagem fornecem essas informações, além de outros custos específicos, como pedágios, etc.
Outro aspecto fundamental na escolha do melhor formulário de despesas de viagem é associá-lo aos diferentes tipos de transporte que um trabalhador geralmente usa. Muitos formulários de despesa são feitos apenas para rastrear o uso de veículos pessoais, mas outros incluem relatórios separados para trens, ônibus e aviões, além de outras formas de transporte. Os formulários também devem ter categorias separadas para despesas relacionadas a viagens, como alimentos, conforme se aplicam a um contrato de reembolso específico.
Juntamente com todos os itens específicos em um relatório de despesas de viagem, também é importante escolher os formulários de despesas de viagem de acordo com seu formato. Com tanta coisa acontecendo no mundo empresarial de hoje pela Internet, pode fazer muito sentido selecionar formulários em formato digital que possam ser facilmente enviados para um escritório de contabilidade central. O gerente ou outra pessoa encarregada dos formulários de despesas de viagem deve pensar em como será fácil “assinar” ou incluir em uma “arquitetura orientada a serviços” ou “SOA” corporativa. Considerando todas as opções acima, ajudará os líderes faça as melhores escolhas para um formulário de despesas de viagem que funcione.