Como faço para obter um reembolso de combustível?
Um reembolso de combustível é uma situação em que uma entidade cobre o custo do combustível usado por um indivíduo na execução de tarefas em nome dessa entidade. Às vezes, o termo é usado em conjunto com o reembolso de milhas, embora as duas formas de reembolso das despesas dos funcionários sejam um pouco diferentes. O processo para receber um reembolso de combustível varia de acordo com as políticas da empresa e regulamentos governamentais, embora existam alguns princípios básicos que tendem a ser aplicados em todas as situações.
Embora um reembolso de milhagem e um reembolso de combustível sejam muito semelhantes, há uma diferença fundamental. O primeiro normalmente reembolsa um funcionário com base na distância percorrida em nome de seu empregador ao usar seu próprio veículo, com uma taxa fixa aplicada a cada milha percorrida. Por outro lado, um reembolso relacionado ao consumo de combustível está associado ao uso de um veículo pertencente à empresa ou de um veículo alugado e normalmente paga o empregado pela quantidade de gasolina comprada e consumida durante a viagem de negócios.
Para solicitar um reembolso de combustível, muitas empresas exigem que o funcionário envie uma solicitação de reembolso. Os formulários desse tipo normalmente incluem campos para inserir dados básicos, como o nome do funcionário, a finalidade da viagem e informações sobre quando a gasolina foi comprada durante a viagem. O formulário geralmente pede o nome do estabelecimento em que a gasolina foi comprada e o custo do combustível. Juntamente com o formulário de solicitação, a maioria das empresas exige que um recibo obtido no momento da compra também seja anexado ao documento como prova de que a transação realmente ocorreu na data e hora solicitadas. Supondo que a documentação esteja em ordem adequada, a solicitação será aprovada e o funcionário reembolsado pela compra de combustível, de acordo com os termos e políticas do empregador.
O reembolso de milhas e combustível é considerado parte das despesas típicas de viagens de negócios. Qual abordagem é apropriada depende exatamente de como a viagem foi feita. Em alguns países, um funcionário que optar por dirigir seu próprio veículo para uma viagem de negócios tem direito a uma taxa específica de reembolso de milhas que, além de cobrir o custo do combustível, também permite o desgaste do veículo. veículo do funcionário. O valor dessa permissão de milhagem variará com base em cálculos aprovados pelo governo que são ajustados regularmente com base no estado da economia geral. Caso a viagem envolva alugar ou alugar um veículo, o funcionário geralmente não é pago com base na quilometragem, mas é livre para enviar uma solicitação de reembolso de combustível para qualquer gasolina comprada durante o uso do carro durante a viagem de negócios.