Como faço para manter um registro de caixa insignificante?
Para manter um registro de caixa insignificante, primeiro você terá que decidir se deseja manter um registro por escrito ou registrar transações em um computador. Em seguida, você deverá criar ou obter um log que possua as colunas de entrada apropriadas, como datas, valores de transação, descrições de receita ou despesa e saldos. Depois que esse log é criado, você pode acompanhar simplesmente registrando cada vez que paga por algo com dinheiro insignificante ou recebe dinheiro neste formulário. Além disso, você pode se beneficiar mantendo recibos para fazer backup de suas entradas de log.
Quando você precisa manter um registro de caixa insignificante, é importante entender que você tem opções quando se trata de criá-lo. Você pode usar um log escrito, um programa de software de computador projetado especificamente para registrar transações com pequenos valores ou mesmo apenas uma planilha de computador para criar seu log. Se você optar por usar uma opção de computador para gravar pequenos insumos, no entanto, é essencial que você faça backup dos seus arquivos regularmente. Se você não se lembrar de fazer isso, poderá ter dificuldade em descobrir como gastou dinheiro e provar suas despesas se o sistema do computador travar.
Normalmente, um registro de caixa insignificante terá uma área designada para registrar várias partes de dados. Por exemplo, o log que você cria deve ter uma coluna para inserir a data em que você pagou em dinheiro ou recebeu dinheiro, além de uma coluna para designar se você recebeu ou não um recibo para documentar a transação. Seu registro também deve incluir uma área para listar a parte a quem você pagou em dinheiro ou a pessoa de quem você recebeu dinheiro e o valor da transação. Você também precisará de uma área para descrever a transação. Por exemplo, você pode observar nessa área que pagou por suprimentos ou recebeu uma doação.
Ao manter um registro de caixa, você também precisará acompanhar o saldo da sua conta. Isso significa que você precisará de uma coluna para registrar o saldo do seu fundo de caixa após cada transação. Manter o controle do saldo não é apenas uma boa manutenção de registros, mas também pode facilitar a observação da hora de reabastecer seu fundo de caixa.
Se você estiver administrando uma empresa que possui funcionários, terá que decidir quem terá acesso ao seu dinheiro e será responsável por manter o registro. Se mais de uma pessoa tiver acesso, você precisará de um sistema para registrar quem é responsável por qual transação. Você pode manter um registro disso adicionando uma coluna ao seu log para o nome do funcionário.
Além de manter um registro de caixa insignificante, também é importante manter todos os recibos recebidos em relação a caixa insignificante. Isso inclui até os recibos das pequenas quantias que você não considera muito importantes. Mais tarde, você pode precisar desses recibos para ajudar a provar algumas de suas despesas.