Como executo um inventário de ativos?

Como parte de um processo financeiro no final do ano, as empresas com ativos físicos geralmente são obrigadas a concluir um inventário de ativos. O objetivo de um inventário de ativos é contar e documentar fisicamente a localização de todos os ativos listados nas demonstrações financeiras. Esse processo é considerado parte da preparação necessária a cada final de ano e normalmente é agendado de três a quatro semanas antes do final do ano.

Normalmente, existem quatro itens em um inventário de ativos: revisão da lista de ativos nos registros financeiros, inspecione fisicamente cada ativo, determine se a avaliação deve mudar e adicione novos ativos. Esse processo pode ser simples ou complexo, dependendo do número de ativos e sua localização relativa. É importante observar que esse inventário pode ser concluído pela equipe interna ou por terceiros. A parte mais importante deste inventário é garantir que cada item seja inspecionado fisicamente.

Uma primeira etapa no inventário de ativos é revisar a lista de ativos que foram incluídos nas demonstrações financeiras do ano anterior. Todos os itens que foram descartados ou desmontados durante o ano devem ser removidos da lista. Uma cópia da instrução e avaliação do item nesse estágio deve ser adicionada ao arquivo.

A próxima etapa é organizar os ativos por localização física, em preparação para uma inspeção. Para preparar, uma lista de inventário deve ser organizada. Cada item deve receber um número único e um método para indicar que o item foi incluído no inventário. Algumas empresas usam adesivos, enquanto outras usam um sistema de leitura de código de barras para atualizar os registros.

Há dois itens que geralmente devem ser verificados durante o inventário do ativo: a existência do item no local indicado e o estado do item. Por exemplo, se o item estiver quebrado ou em mau estado, ele deverá ser indicado na lista de inventário. Isso pode resultar em uma avaliação reduzida do item.

Quaisquer novos ativos comprados ou adquiridos durante o ano devem ser adicionados à lista de inventário de ativos. Os detalhes a serem incluídos são a classificação, descrição, localização e avaliação do ativo. Quaisquer itens comprados, mas ainda não no local, podem ser excluídos da lista de ativos, desde que seu valor não seja incluído na avaliação do ativo nas demonstrações financeiras.