Como faço para rastrear as despesas operacionais?
Manter o controle das despesas operacionais é importante para o sucesso de qualquer empresa. Para entender o que custa para administrar os negócios, é essencial ter um método estruturado de identificar e categorizar cada despesa. Felizmente, o processo de estabelecimento de um procedimento para publicar despesas comerciais e recuperar os dados em algum tipo de formato utilizável não é difícil.
Para gerenciar corretamente a publicação de despesas operacionais, a empresa deve estabelecer pelo menos alguns registros contábeis básicos. Esses registros podem ser mantidos em cópia impressa, mas o uso de software de contabilidade geralmente otimiza a tarefa com relativa facilidade. Se você não tiver certeza de como configurar os registros, a maioria dos pacotes de software de contabilidade gratuitos e baseados em taxas fornecerá instruções básicas que o ajudarão a determinar quais itens de linha devem ser publicados em qual categoria. Depois de ter os livros no lugar, o processo de postagem é fácil de seguir.
Um aspecto muito importante do rastreamento de suas despesas operacionais é não adiar as postagens regulares em seus livros de contabilidade. Dependendo da natureza do negócio, pode ser vantajoso postar itens assim que eles forem recebidos. As pequenas empresas domésticas e outras pequenas empresas podem postar todos os itens um dia a cada semana de negócios, sem criar problemas com o orçamento operacional. Mesmo que não haja muito o que postar, optar por fazê -lo diariamente minimiza as chances de uma fatura de fornecedor ser extraviada, nunca publicada e, portanto, nunca paga até que um segundo aviso seja enviado pelo fornecedor.
Com seus livros contábeis estabelecidos e cronograma de publicação, a próxima fase de rastreamento de despesas operacionais é gerar relatórios que dividem essas despesas em grupos. A maioria dos softwares contábeis inclui um relatório de receita/despesa pré-formatado que permitirá que você compare o que está chegando com o que está saindo dentro de um tempo especificado frame. Também é possível criar um relatório personalizado que compara seus custos de renda e operacional ao seu orçamento operacional. Isso permite que você não apenas confirme que a receita suficiente está sendo recebida para cobrir as despesas, mas também se você ainda está operando ou não dentro do orçamento. Ao executar esses relatórios semanalmente, você pode ajustar seus gastos de acordo, aumentando as datas de pagamento em alguma dívida pendente ou adiando alguns pagamentos para evitar exceder seu orçamento durante o próximo período.
Juntamente com o rastreamento de despesas operacionais para garantir que o orçamento da empresa permaneça equilibrado, é importante controlar as despesas operacionais associadas a segmentos específicos da operação e garantir que o investimento nesses segmentos esteja contribuindo para o processo de geração de receita. Por exemplo, se você observar que as despesas dentro do departamento de vendas estão aumentando, mas as vendas ficaram estagnadas nos últimos seis meses, o que indica a necessidade de fazer algunsmudanças dentro dessa área de sua operação. Nessa perspectiva, rastrear custos operacionais significa que a receita que vem é usada com mais eficiência, a linha de fundo é mantida o mais saudável possível, e as chances de criar reservas operacionais para uso com projetos futuros são viáveis.