Como acompanho as despesas operacionais?
Manter o controle das despesas operacionais é importante para o sucesso de qualquer empresa. Para entender o que custa administrar o negócio, é essencial ter um método estruturado para identificar e categorizar cada despesa. Felizmente, o processo de estabelecer um procedimento para registrar as despesas comerciais e recuperar os dados em algum tipo de formato utilizável não é difícil.
Para gerenciar corretamente o lançamento das despesas operacionais, a empresa deve estabelecer pelo menos alguns registros contábeis básicos. Esses registros podem ser mantidos em cópia impressa, mas o uso de software de contabilidade geralmente pode otimizar a tarefa com relativa facilidade. Se você não tiver certeza de como configurar os registros, a maioria dos pacotes de software de contabilidade gratuitos e baseados em taxas fornecerá instruções básicas que ajudarão a determinar quais itens de linha devem ser postados em qual categoria. Depois de instalar os livros, é fácil seguir o processo de postagem.
Um aspecto muito importante do rastreamento de suas despesas operacionais é não adiar lançamentos regulares em seus livros contábeis. Dependendo da natureza do negócio, pode ser vantajoso lançar itens assim que forem recebidos. As empresas domésticas e outras pequenas empresas podem publicar todos os itens um dia por semana, sem criar problemas com o orçamento operacional. Mesmo se não houver muito a publicar, a escolha diária minimiza as chances de uma fatura de fornecedor ser extraviada, nunca lançada e, portanto, nunca paga até que um segundo aviso seja enviado pelo fornecedor.
Com os livros contábeis estabelecidos e a programação de lançamentos em vigor, a próxima fase do rastreamento das despesas operacionais é gerar relatórios que dividam essas despesas em grupos. A maioria dos softwares de contabilidade inclui um relatório de receita / despesa pré-formatado que permite comparar o que está chegando com o que está saindo dentro de um período de tempo especificado. Também é possível criar um relatório personalizado que compare sua receita e custos operacionais com seu orçamento operacional. Isso permite não apenas confirmar que está sendo recebida receita suficiente para cobrir as despesas, mas também se você ainda está operando dentro do orçamento. Ao executar esses relatórios semanalmente, você pode ajustar seus gastos de acordo com isso, aumentando as datas de pagamento de algumas dívidas pendentes ou adiando alguns pagamentos para evitar exceder seu orçamento durante o próximo período.
Junto com o rastreamento das despesas operacionais para garantir que o orçamento da empresa permaneça equilibrado, é importante controlar as despesas operacionais associadas a segmentos específicos da operação e garantir que o investimento nesses segmentos esteja contribuindo para o processo de geração de receita. Por exemplo, se você observar que as despesas no departamento de vendas estão aumentando, mas as vendas ficaram estagnadas nos últimos seis meses, isso indica a necessidade de fazer algumas alterações nessa área de sua operação. Nessa perspectiva, o rastreamento dos custos operacionais significa que a receita recebida é usada com mais eficiência, a linha de fundo é mantida o mais saudável possível e as chances de criar reservas operacionais para uso em projetos futuros são viáveis.