Como escrevo uma política de reembolso de despesas?
Uma política de reembolso de despesas pode ser um documento importante e, portanto, requer planejamento e clareza. Deve incluir os tipos de despesas que serão reembolsados e aqueles que não o farão. Você deve especificar a quem a política se refere e a quaisquer indivíduos cujas despesas são excluídas. Os reembolsos máximos devem ser descritos e deve ficar claro qual documentação é necessária para reembolso. O prazo para o envio da documentação deve ser incluído juntamente com o prazo e a maneira como os reembolsos serão feitos.
Se você tiver a responsabilidade de escrever uma política de reembolso de despesas, faça isso com muito cuidado. Erros descuidados podem ser caros para sua empresa ou para indivíduos que fizeram despesas com a expectativa de serem reembolsados. É por isso que é da maior importância que os termos sejam claros para todos, incluindo você. Este exercícioO SE o ajudará a otimizar sua política de reembolso de despesas. Você pode não ser capaz de listar todos os itens elegíveis e inelegíveis no documento final, mas as informações que você fornece devem deixar pouca dúvida de qual categoria a maioria das despesas se enquadra.
Perto do início da política de reembolso, você deve descrever a quem ela pertence. Pode haver certos tipos de reembolsos de despesas que você deseja disponibilizar apenas a determinados indivíduos. Por exemplo, a gerência sênior pode se qualificar para o reembolso dos custos de jantar com clientes e entreter -los, mas você pode restringir seus assistentes a reembolsos apenas para refeições. Situações como essa podem ser efetivamente tratadas de duas maneiras. Você pode indicar especificamente a quem cada parte da política faz e não se refere, ou pode organizar o documento em seções que se aplicam especificamente a cadaGrupo.
Os custos máximos para tipos específicos de despesas precisam ser abordados. Se isso não for feito, é provável que o resultado seja uma grande confusão e talvez perdas financeiras substanciais. No caso de os máximos precisarem flutuar em determinadas circunstâncias, a maneira como isso será tratada deve ser descrita. Por exemplo, você pode definir um reembolso máximo de despesas diárias para viagens de negócios, mas o valor pode precisar ser aumentado ao viajar para certas cidades internacionais.
É muito importante para a política de reembolso de despesas declarar explicitamente que tipo de documentação ou prova é necessária para que os custos sejam elegíveis. Você pode simplesmente querer recibos ou querer recibos com informações detalhadas, como o cliente, a que o custo pertencente e por que os custos eram necessários. Você pode querer todas as despesas enviadas em um formulário especial. Seja qual for a sua decisão, verifique se essa informação é claramente comunicada.
Além disso, você precisa especificar os mortosLinhas ou regularidade para enviar despesas para reembolso. A política deve comunicar o que acontecerá se esse período não for respeitado. Os indivíduos também devem ser informados de quando e como serão reembolsados.