Como redigir uma política de reembolso de despesas?
Uma política de reembolso de despesas pode ser um documento importante e, portanto, requer planejamento e clareza. Deve incluir os tipos de despesas que serão reembolsadas e as que não serão. Você deve especificar a quem pertence a política e quaisquer indivíduos cujas despesas sejam excluídas. Os reembolsos máximos devem ser descritos e deve ficar claro qual a documentação necessária para o reembolso. O prazo para o envio da documentação deve ser incluído, juntamente com o prazo e a maneira pela qual os reembolsos serão feitos.
Se você tiver a responsabilidade de escrever uma política de reembolso de despesas, faça-o com muito cuidado. Erros descuidados podem custar caro para sua empresa ou para indivíduos que fizeram despesas com a expectativa de serem reembolsados. É por isso que é da maior importância que os termos sejam claros para todos, inclusive você.
Para começar, você deve produzir uma lista que descreva quais despesas são reembolsáveis e quais não são. Este exercício ajudará você a otimizar sua política de reembolso de despesas. Talvez você não consiga listar todos os itens elegíveis e inelegíveis no documento final, mas as informações fornecidas devem deixar pouca dúvida de em qual categoria a maioria das despesas se enquadra.
Perto do início da política de reembolso, você deve descrever a quem pertence. Pode haver certos tipos de reembolso de despesas que você deseja disponibilizar apenas para determinadas pessoas. Por exemplo, a gerência sênior pode se qualificar para o reembolso de custos para refeições com os clientes e para entretê-los, mas você pode restringir os assistentes deles a reembolsos apenas pelas refeições. Situações como essa podem ser efetivamente tratadas de duas maneiras. Você pode indicar especificamente a quem cada parte da política pertence ou não, ou pode organizar o documento em seções que se aplicam especificamente a cada grupo.
Os custos máximos para tipos específicos de despesas precisam ser abordados. Se isso não for feito, é provável que o resultado seja uma grande confusão e talvez perdas financeiras substanciais. No caso de os máximos precisarem flutuar em determinadas circunstâncias, a maneira pela qual isso será tratado deve ser descrita. Por exemplo, você pode definir um reembolso máximo de despesas diárias para viagens de negócios, mas pode ser necessário aumentar o valor ao viajar para determinadas cidades internacionais.
É muito importante que a política de reembolso de despesas indique explicitamente que tipo de documentação ou prova é necessária para que os custos sejam elegíveis. Você pode simplesmente querer recibos, ou recibos com informações detalhadas, como o cliente ao qual o custo pertencia e por que os custos eram necessários. Você pode querer todas as despesas enviadas em um formulário especial. Qualquer que seja sua decisão, verifique se essas informações são claramente comunicadas.
Além disso, é necessário especificar os prazos ou a regularidade para o envio de despesas para reembolso. A política deve comunicar o que acontecerá se esse período de tempo não for respeitado. Os indivíduos também devem ser informados de quando e como serão reembolsados.