Por quanto tempo devo guardar os recibos de papel?
O período em que é aconselhável manter os recibos em papel depende de para que servem e como serão usados. Alguns precisam ser mantidos para sempre, outros por sete anos e outros apenas o tempo suficiente para registrar a despesa. Pode ajudar a manter envelopes para diferentes tipos de recibos, a fim de acompanhar de maneira eficaz e garantir que eles não fiquem fora de controle no sistema de arquivamento.
Se um recibo for usado para fazer uma reclamação sobre impostos, ele deverá ser mantido até que o prazo de prescrição dos tópicos relacionados a impostos acabe. Nos Estados Unidos, os contribuintes têm três anos para fazer uma correção de boa-fé em seus impostos, mas a Receita Federal tem até seis anos para contestar as declarações do ano anterior. É recomendável manter os recibos em papel por sete anos nesses casos, para que estejam disponíveis, se necessário. Isso inclui todas as evidências de receita, compras, despesas e investimentos.
Os recibos em papel das contribuições para as contas de aposentadoria devem ser mantidos para sempre para fornecer prova de depósitos. Da mesma forma, pode ser aconselhável manter os recibos em papel dos pagamentos dos empréstimos para sempre, ou até que o empréstimo seja totalmente pago e o credor tenha emitido uma carta para declarar isso. Para compras como estoques e ativos, os compradores devem manter os recibos até vender o ativo, quando podem descartar a documentação. Os stubs de cheques de pagamento e outros pagamentos devem ser mantidos por um ano para verificar declarações fiscais formais e podem ser descartados se a receita for declarada corretamente.
Se os recibos em papel não forem necessários para fornecer informações sobre compras de impostos ou comprovar pagamentos, é uma boa idéia manter os recibos das transações com cartão de crédito e banco por dois meses. Esses recibos podem ser comparados com instruções e descartados. Se houver uma disputa, o recibo original pode ajudar a esclarecer a questão, pois fornecerá informações sobre quando e onde uma compra foi feita e quanto deveria ter sido. Com os recebimentos em dinheiro, é necessário apenas mantê-los por tempo suficiente para registrar a despesa.
Os funcionários e outras pessoas que usam recibos para solicitar reembolso de despesas comerciais devem fazer cópias de seus recibos e retê-las quando entregam os originais. Se houver um erro ou disputa com o reembolso, os recibos copiados fornecerão evidências importantes. Isso também pode ser útil se um supervisor reclamar de despesas, pois o funcionário pode mostrar uma análise detalhada de todas as despesas recentes. Os funcionários devem manter essa documentação por um ano.