Quanto tempo devo manter os recibos de papel?
O período de tempo é aconselhável manter os recibos de papel depende do que eles são e de como serão usados. Alguns precisam ser mantidos para sempre, outros por sete anos e outros apenas o suficiente para registrar a despesa. Pode ajudar a manter os envelopes para diferentes tipos de recebimentos para acompanhá-los de maneira eficaz e garantir que eles não fiquem fora de controle no sistema de arquivamento. Nos Estados Unidos, os contribuintes têm três anos para fazer uma correção de boa fé com seus impostos, mas o Internal Revenue Service tem até seis anos para desafiar os registros do ano anterior. É aconselhável manter os recibos de papel por sete anos nesses casos, para que eles estejam disponíveis, se necessário. Isso inclui todas as evidências de renda, compras, despesas e investimentos.
Recebimentos de papel para contribuições para as contas de aposentadoria devem ser mantidos para sempre para fornecer prova de depósitos. Da mesma forma, pode ser aconselhável manter os recibos de papel para pagamentos sobre empréstimos para sempre, ou até que o empréstimo seja totalmente pago e o credor tenha emitido uma carta para declarar isso. Para compras como ações e ativos, os compradores devem manter os recibos até que vendam o ativo, momento em que podem descartar a documentação. Os stubs de salários e outros pagamentos devem ser mantidos por um ano para verificar contra declarações de impostos formais e podem ser descartadas se a renda for declarada corretamente.
Se não forem necessárias receitas de papel para fornecer informações para compras de impostos ou provar pagamentos, é uma boa idéia manter recibos para transações de crédito e cartão bancário por dois meses. Esses recibos podem ser verificados com declarações e depois descartados. Se houver uma disputa, o recibo original pode ajudar a esclarecer o assunto, pois fornecerá informações sobre quando e onde uma compra foi feita, e quanto deveria ter sido. Com os recibos de caixa, é necessário apenas mantê -los por tempo suficiente para gravar a despesa.
funcionários e outros que usam recibos para reivindicar reembolsos para despesas comerciais devem fazer cópias de seus recibos e manter essas cópias quando entregam os originais. Se houver um erro ou disputa com o reembolso, os recibos copiados fornecerão evidências importantes. Isso também pode ser útil se um supervisor reclamar de despesas, pois o funcionário pode mostrar uma quebra detalhada para quaisquer despesas recentes. Os funcionários devem manter esta documentação por um ano.