Quais são as despesas de viagens de negócios?

As despesas de viagem de negócios são custos incorridos por uma pessoa enquanto viaja por motivos relacionados ao trabalho. Isso pode incluir despesas de transporte, como combustível, quilometragem e passagens aéreas, além de dicas para prestadores de serviços, alimentação e despesas relacionadas. Quando as pessoas incorrem em despesas de viagens de negócios em nome de um empregador, elas são compensadas. Os trabalhadores independentes e os contratados independentes podem reivindicar as despesas de viagens de negócios como uma dedução de imposto quando registram impostos no final do ano.

Para se qualificar como despesas de viagens de negócios, os custos devem estar associados a uma viagem que alguém está fazendo por motivos de trabalho. Enquanto as pessoas podem misturar prazer em viagens de negócios, a maior parte da viagem deve ser para trabalho. Leis precisas variam, dependendo da nação. Geralmente, desde que as pessoas possam mostrar que uma viagem foi feita especificamente para o trabalho e não teriam sido realizadas de outra forma, como quando alguém é ordenado a ir a algum lugar ou precisa viajar para promoção profissional ou reuniões com clientes, a maioria das despesas da viagem conta como despesas de viagens de negócios.

As despesas de viagens de negócios podem ser divididas em custos reais de viagem, incluindo pedágios, tarifas de aluguel de carros e assim por diante, além de acomodações, alimentos e outras necessidades básicas atendidas durante a viagem. Taxas de conferência e despesas semelhantes também podem ser reivindicadas em uma área diferente da declaração de impostos. As pessoas não podem reivindicar presentes ou itens de lazer comprados durante uma viagem; as taxas da piscina, por exemplo, não contam como despesa comercial, nem os presentes comprados no free shop, a menos que estejam sendo comprados por motivos de trabalho, como presentes para os clientes.

Alguns empregadores fornecem a seus funcionários cartões de crédito que eles podem usar para despesas relacionadas ao trabalho. As pessoas devem manter recibos e documentação. O cartão de crédito pode ser cancelado se um funcionário o usar para fins não autorizados. Outros empregadores podem fornecer dinheiro ou cheques aos empregadores durante a viagem. Outra opção para lidar com as despesas de viagem é pedir aos funcionários que paguem antecipadamente e fornecer reembolsos de viagem mais tarde. Para reembolso, os funcionários devem preencher formulários documentando suas despesas, anexando seus recibos para mostrar como e onde o dinheiro foi gasto. O empregador pode limitar o reembolso com limites de diárias.

As pessoas que reivindicam despesas de viagem com seus impostos devem manter registros cuidadosos para poder fornecer informações se as autoridades fiscais decidirem realizar uma auditoria. As despesas de viagem e entretenimento são duas áreas geralmente infladas nas declarações fiscais e as pessoas devem estar cientes disso ao registrar suas deduções; despesas muito altas podem parecer suspeitas e podem desencadear interesse por parte das autoridades fiscais. Não é errado gastar muito dinheiro em viagens relacionadas ao trabalho, mas ajuda a ter uma documentação de suporte muito forte para fazer backup da reivindicação de dedução.