Quais são as despesas dos funcionários?

As despesas do empregado são custos associados às tarefas executadas por um empregador. Os empregadores geralmente designam uma lista de despesas permitidas pelas quais estão dispostos a reembolsar os funcionários. Essa lista pode incluir despesas relacionadas a viagens de negócios, refeições, hospedagem, telefonemas, Internet e material de escritório. Alguns empregadores emitem cartões de crédito da empresa para tais despesas, enquanto outros esperam que os funcionários cubram os custos e solicitem reembolso.

As despesas permitidas dos funcionários geralmente variam de empregador para empregador. A maioria das empresas e organizações possui uma lista claramente definida de despesas permitidas. Uma empresa pode cobrir a conta de telefone celular de um funcionário se a maioria de suas chamadas estiver relacionada a negócios. Outra empresa pode proibir os custos de telefonia celular, exigindo que os funcionários façam todas as ligações comerciais do escritório da empresa.

Os tipos de despesas dos funcionários comumente cobertos pelas empresas estão relacionados a viagens de negócios, refeições e material de escritório. As despesas legítimas podem incluir passagem aérea para uma reunião de negócios nacional, uma conta de restaurante para reunião com um cliente em potencial ou um cartucho de impressora necessário para imprimir manuais para o treinamento da empresa. Em todos os casos, a despesa deve ser razoável e associada ao avanço das metas do trabalho e da empresa.

Os funcionários que trabalham em casa podem ter despesas adicionais com os funcionários. Quando os funcionários se comunicam, os empregadores economizam custos em espaço de escritório e serviços públicos. Nesses casos, os empregadores geralmente concedem despesas adicionais. Exemplos de despesas de telecomutação podem incluir custos da Internet, despesas relacionadas a computadores e impressoras e contas telefônicas. Os empregadores podem exigir que os funcionários limitem a utilização desses serviços e itens apenas para uso comercial.

Os empregadores geralmente esperam que os funcionários controlem suas próprias despesas com funcionários fora do ambiente da empresa. Eles geralmente fornecem formulários de despesas que precisam ser preenchidos e enviados de acordo com uma programação de pagamento definida. Na maioria dos casos, os recibos originais devem ser enviados junto com os formulários de despesas para fornecer documentação de backup dos custos incorridos. O reembolso das despesas dos funcionários não é tributável e geralmente é pago separadamente dos cheques da folha de pagamento dos funcionários.

Em alguns casos, o preenchimento do formulário de despesas dos funcionários exigirá detalhes e atenção extensos. No caso de despesas divididas entre uso comercial e pessoal, alguns empregadores exigem uma contabilidade exata. Um funcionário pode alugar um carro durante uma viagem de negócios, por exemplo, e dirigir o carro para uso comercial por uma semana e passar alguns dias extras usando o carro estritamente para visitar a família. Ele pode ser obrigado a subtrair os dias pessoais da conta do aluguel de carros ao enviá-la para reembolso.