Quais são as melhores dicas para controlar despesas?
Uma grande variedade de ferramentas para rastrear despesas está disponível e as pessoas podem precisar fazer algumas experiências para encontrar um método que atenda às suas necessidades. Estar disposto a experimentar vários métodos e ter acesso a versões de avaliação de ferramentas de software é muito útil. As pessoas também devem considerar por que estão acompanhando as despesas, pois isso pode ajudá-las a encontrar a melhor maneira de lidar com a manutenção de registros financeiros. As ferramentas projetadas especificamente para impostos, por exemplo, podem funcionar de maneira diferente daquelas destinadas a ajudar as pessoas no orçamento.
As pessoas podem acompanhar as despesas usando o software de contabilidade, incluindo uma variedade de produtos integrados que podem fazer coisas como recuperar dados de contas bancárias. Eles também podem gerenciar suas despesas manualmente, usando campos de notação em um talão de cheques ou log de contas ou mantendo um livro de despesas. Algumas pessoas encontram um meio termo, usando uma ferramenta como uma planilha de computador para gerenciar despesas, para que possam personalizar o layout e os campos.
Algumas coisas em que pensar ao selecionar um método para rastrear despesas incluem que tipos de despesas estão sendo rastreadas, por que e como as informações serão usadas. Acompanhar as despesas domésticas versus as de negócios pode envolver necessidades diferentes, por exemplo. Um estudante pode acompanhar as despesas para enviar a contabilidade a um fundo fiduciário para reembolso, enquanto um contratado independente pode querer acompanhar as despesas com o objetivo de determinar deduções fiscais no final do ano.
Geralmente, é aconselhável acompanhar as despesas à medida que elas são incorridas ou em intervalos regulares, como semanalmente, em vez de voltar atrás de forma intermitente e ter que lidar com grandes volumes de dados. Para pessoas que têm problemas com isso, um programa de software que se comunica com contas bancárias pode ser útil, pois todas as atividades financeiras nessas contas serão importadas instantaneamente e as pessoas serão solicitadas a inserir informações, como categorizar uma determinada atividade financeira. Para as pessoas que precisam manter os recibos, é importante ter um sistema de acompanhamento para arquivar e organizar os recibos.
Quando as pessoas acompanham as despesas para uma finalidade específica, podem querer conversar com um contador sobre suas opções e a melhor maneira de acompanhar suas despesas. Isso impedirá que eles tenham que fazer o trabalho novamente mais tarde; por exemplo, as deduções fiscais são divididas em categorias distintas, e saber o que são e o que se encaixa nelas permitirá que as pessoas classifiquem as despesas corretamente na primeira vez. Da mesma forma, as pessoas que acompanham as despesas para satisfazer os termos de um contrato, como estudantes responsáveis pelos pais ou funcionários que acompanham as despesas de um empregador, devem conversar com a outra parte sobre o que se espera que desenvolva um sistema mutuamente satisfatório. Pode haver requisitos legais para terceiros; uma pessoa que administra um fundo fiduciário, por exemplo, precisa atender a requisitos rigorosos de relatórios e arquivamentos para explicar como o fundo é usado.