Quais são os diferentes tipos de políticas de reembolso?
Muitas organizações e empresas têm políticas de reembolso para pagar funcionários que gastam seu próprio dinheiro em suprimentos, parceiros de negócios divertidos ou enquanto viajam nos negócios da empresa. A maioria das empresas possui políticas padrão em relação a autorizações, formulários e prazos. As empresas também podem segregar políticas de reembolso de acordo com a natureza da despesa. Os tipos de políticas de reembolso incluem diretrizes específicas para a natureza da despesa, como propinas, viagens, transporte, suprimentos ou assistência médica, bem como um processo de aprovação que segue o sistema de contabilidade da organização.
As organizações geralmente se preocupam com o uso indevido de políticas de reembolso e estabelecem políticas destinadas a impedir que os funcionários solicitem reembolso por despesas não relacionadas ao trabalho. Muitos funcionários precisam obter permissão para uma despesa, como uma pré-aprovação de planos de viagem ou cursos educacionais. Os departamentos de contabilidade geralmente desenvolvem planilhas e formulários que devem ser preenchidos para que um funcionário solicite reembolso. Além disso, espera-se que os funcionários salveem faturas, faturas e recibos para enviar com a documentação de reembolso.
As políticas de reembolso de viagens e entretenimento de negócios geralmente são muito detalhadas e podem estabelecer taxas fixas para despesas como refeições, ou podem simplesmente estabelecer um limite diário de gastos. Algumas organizações exigem que os funcionários organizem suas viagens através de um agente de viagens interno ou contratado, que pode ser exigido pela política da empresa a procurar os hotéis ou voos mais econômicos. Algumas políticas de reembolso de viagens também podem restringir a compra de bebidas alcoólicas, mesmo que o custo da bebida esteja dentro das diretrizes de orçamento de refeições.
Além das despesas de viagem e entretenimento de negócios, outros tipos de políticas de reembolso abordam o autodesenvolvimento de um funcionário. Por exemplo, uma empresa que possui um programa de bem-estar também pode oferecer uma política de reembolso de assistência médica que os ajude a pagar por sistemas de perda de peso, associações a academias, programas de cessação do tabagismo e outros tipos de serviços de bem-estar não cobertos pelo seguro. Muitos funcionários aproveitam as políticas de reembolso das mensalidades da empresa que também podem ajudá-los a pagar pela escola. Muitas empresas pagam aulas de educação continuada, mas também podem reembolsar o custo dos cursos de nível superior, se o funcionário puder demonstrar que participar das aulas melhorará seu desempenho no trabalho.
Algumas empresas simplificam suas políticas de reembolso emitindo alguns cartões de crédito ou de cobrança corporativos para alguns funcionários. Esses cartões devem ser usados exclusivamente para despesas comerciais e podem ajudar a empresa e o funcionário no rastreamento de despesas e reembolsos, uma vez que todas as despesas terminarão em uma única fatura. A política corporativa normalmente restringe o uso desses cartões a executivos e outros funcionários de alto nível, embora a equipe de vendas ou outros funcionários que precisem viajar ou se divertir regularmente também possam receber cartões corporativos. Em alguns casos, a empresa paga as contas do cartão de crédito corporativo diretamente, enquanto outras podem exigir que o funcionário pague a conta e conclua o processo de reembolso de despesas, como faria com qualquer outra despesa.