O que é um livro de caixa?
Um livro de caixa é um diário, ou Ledger, no qual todas as transações comerciais são registradas. O livro em si é normalmente organizado em ordem cronológica, e o livro é rotineiramente comparado com os extratos bancários para garantir que o livro seja preciso. Algumas empresas usam dois livros - um para entrada e outro para dinheiro de saída. Existem formas físicas e eletrônicas deste livro, e algumas empresas usam as duas de uma só vez. Os livros em dinheiro também são usados para auditoria interna e externa, para garantir que não haja dinheiro saindo ilegalmente e para garantir o governo ou um negócio de afiliados que todas as declarações de negócios sejam precisas. Todos os registros são cronológicos e geralmente são escritos no livro quando a transação está acontecendo, ou logo após a conclusão da transação, o livro é o mais preciso possível. Para garantir que o livro seja preciso, os gerentes normalmente verificarão o livro rotineiramente, talvez uma vez por dia ou uma vez por semana,e comparará os extratos bancários para garantir que nenhuma transação tenha sido perdida e nenhuma transação fosse fraudulenta.
Para manter as transações separadas, algumas empresas usarão dois livros em dinheiro diferentes. Um será feito para todo o dinheiro recebido, enquanto o outro será para dinheiro extrovertido. Para um negócio com um grande número de transações, isso pode ser o ideal, porque será mais fácil pesquisar as transações para comparar os registros com as extratos bancários.
Quando o conceito de livro de caixa começou, apenas livros de papel estavam disponíveis, mas os livros em dinheiro também podem ser eletrônicos. Um livro físico pode ser mais difícil de roubar, porque um livro não pode ser invadido, mas também pode ocupar muito espaço. Um livro eletrônico ocupa pouco espaço e geralmente fornece aos usuários ferramentas e gráficos para melhor gravar e apresentar os registros de dinheiro. Muitos negócios usam livros físicos e eletrônicos, para que haja registros separados, paraTorne mais difícil para um funcionário ou gerente roubar dinheiro.
Além de acompanhar todas as transações comerciais, outra importante função de livro de caixa é servir como uma ferramenta de auditoria. As auditorias podem ser internas ou externas; Uma auditoria interna é lançada pelo negócio que detém o livro e uma auditoria externa é lançada por outra entidade, como o governo ou uma empresa afiliada. Ao verificar os registros em dinheiro, comparando os registros com os extratos bancários e contando a quantia real de dinheiro na empresa, os gerentes podem descobrir fraude ou uso indevido de dinheiro. Manter os livros em dinheiro também mostra que a empresa é transparente, o que geralmente leva a mais confiança na empresa.