O que é um livro caixa?

Um livro de caixa é um diário ou razão, no qual todas as transações comerciais são registradas. O próprio livro caixa geralmente é organizado em ordem cronológica, e o livro é rotineiramente comparado com extratos bancários para garantir que o livro seja preciso. Algumas empresas usam dois livros - um para entrada e outro para saída de dinheiro. Existem formas físicas e eletrônicas deste livro, e algumas empresas usam as duas ao mesmo tempo. Os livros de caixa também são usados ​​para auditoria interna e externa, para garantir que não haja dinheiro saindo ilegalmente e para garantir ao governo ou a uma empresa afiliada que todas as declarações de negócios sejam precisas.

O próprio livro caixa é organizado de maneira simples. Todos os registros são cronológicos e geralmente são escritos no livro quando a transação está acontecendo, ou logo após a conclusão da transação, para que o livro seja o mais preciso possível. Para garantir que o livro seja preciso, os gerentes normalmente o verificam rotineiramente, talvez uma vez por dia ou uma vez por semana, e comparam quaisquer extratos bancários para garantir que nenhuma transação foi perdida e nenhuma transação foi fraudulenta.

Para manter as transações separadas, algumas empresas usarão dois livros de caixa diferentes. Um será feito para todo o dinheiro recebido, enquanto o outro será para o dinheiro enviado. Para uma empresa com um grande número de transações, isso pode ser ideal, pois será mais fácil pesquisar nas transações para comparar os registros com os extratos bancários.

Quando o conceito do livro caixa começou, apenas os livros em papel estavam disponíveis, mas os livros também podem ser eletrônicos. Um livro físico pode ser mais difícil de roubar, porque um livro não pode ser invadido, mas também pode ocupar muito espaço. Um livro eletrônico ocupa pouco espaço e geralmente fornece aos usuários ferramentas e gráficos para melhor registrar e apresentar os registros de caixa. Muitas empresas usam livros físicos e eletrônicos, para que haja registros separados, para dificultar o roubo ou o dinheiro de um funcionário ou gerente.

Além de acompanhar todas as transações comerciais, outra função importante do livro caixa é servir como uma ferramenta de auditoria. As auditorias podem ser internas ou externas; uma auditoria interna é lançada pela empresa que detém o livro e uma auditoria externa é lançada por outra entidade, como o governo ou uma empresa afiliada. Verificando os registros de caixa, comparando os registros com extratos bancários e contando a quantidade real de dinheiro na empresa, os gerentes podem descobrir fraudes ou uso indevido de dinheiro. Manter livros de caixa também mostra que a empresa é transparente, o que geralmente leva a mais confiança na empresa.