O que é uma conta de controle?
Uma conta de controle é uma conta de resumo em um razão financeiro que acumula os detalhes de uma conta em um razão subsidiária - os ledgers controlam todas as transações financeiras dentro de uma empresa. As informações gerenciadas em um razão subsidiária são os detalhes que suportam as informações no razão geral. Os ledgers subsidiários são usados para rastrear uma variedade de itens que se acumulam no ledger geral, incluindo contas a receber, contas a pagar, estoque e receita. Além dos valores das transações, os livros auxiliares geralmente incluem nomes, locais, descrições e datas. Normalmente, cada um dos itens do razão subsidiário terá uma conta de controle no razão geral.
Os departamentos de contabilidade usam os balancetes gerados a partir do razão geral ao acumular dados financeiros mensais, trimestrais e anuais. Geralmente, os departamentos de contabilidade raramente exigem o tipo de detalhe rastreado em um razão subsidiária. Por exemplo, um departamento de contas a receber precisará ser capaz de acessar informações do cliente, como um número de telefone, para entrar em contato com um cliente sobre saldos não pagos. O departamento de contabilidade, no entanto, na maioria das situações, prefere ver o total de contas a receber pendentes e não as informações do cliente vinculadas a transações específicas. Sempre que um departamento de contas a receber atualiza um valor devido em um registro do cliente, a conta de controle no Razão é atualizada com a alteração, que fornece acesso prontamente disponível ao total de contas a receber.
Uma conta de controle é atualizada quando os ledgers subsidiários transferem sistematicamente informações para o ledger geral. O momento das atualizações para controlar as contas depende de vários fatores, incluindo a complexidade dos sistemas envolvidos, o tamanho da corporação e até o agendamento das atividades de fechamento contábil no final do mês. Nas grandes empresas, o sistema de contabilidade geralmente é o seu próprio sistema de software independente, separado dos livros auxiliares que rastreiam transações para itens como contas a receber ou estoque. As contas de controle em situações como essa podem não estar atualizadas ao longo do mês porque o agendamento da transferência de informações entre o razão subsidiária e o razão geral não é em tempo real. As empresas menores podem não ter o mesmo problema, porque os livros contábeis gerais e os livros auxiliares podem ser incluídos em um pacote de software.
Um dos benefícios das contas de controle é o potencial para um aumento na segregação de funções, o que é útil para ajudar a limitar erros e fraudes. Muitas vezes, os indivíduos necessários para rastrear os dados nos livros auxiliares são separados daqueles que acumulam os dados financeiros. Dessa forma, quando as demonstrações contábeis são criadas, as reconciliações entre contas de controle e ledgers subsidiários serão conduzidas para garantir que o saldo correto seja relatado para um item de linha específico. Por fim, as contas de controle permitem um acúmulo mais fácil e rápido de dados financeiros para os departamentos de contabilidade.