O que é um memorando de crédito?

Geralmente conhecido simplesmente como nota de crédito ou nota de crédito, o memorando de crédito é um documento criado por um vendedor como um meio de rastrear quaisquer créditos concedidos a um comprador ou cliente. O memorando é frequentemente usado por empresas comerciais como um meio de ajustar o saldo devedor de uma fatura ou da conta de um cliente em geral. Um memorando de crédito também é frequentemente empregado pelos bancos para documentar ajustes no saldo da conta de um depositante que ocorreu devido a um fator diferente do cliente que efetuou um depósito.

Em todas as suas aplicações, o memorando de crédito serve como meio de rastrear alterações em uma conta de cliente, geralmente na forma de ajustes em uma fatura. Os ajustes geralmente têm a ver com a alteração do valor devido em uma fatura, porque o comprador não recebeu o que foi solicitado ou o item foi insatisfatório. Em vez de remover a fatura antiga dos recebíveis, o departamento de contabilidade usa um memorando de crédito para ajustar o saldo devedor da fatura antiga, que por sua vez ajusta o saldo devedor na conta do cliente.

Um memorando de crédito pode ser usado para ajustar saldos devidos por qualquer tipo de bens ou serviços. Por exemplo, se o cliente de uma agência de teleconferência tiver sérios problemas com a prestação de serviços em uma teleconferência, e o provedor de teleconferência puder determinar que o problema não ocorreu devido a fatores no final do cliente, há uma boa chance de que o cliente receba um desconto percentual no valor cobrado pela ligação ou, possivelmente, receba um crédito total pela conferência. Dependendo das práticas do provedor de chamada em conferência, o cliente pode receber uma fatura com uma cópia anexada do memorando de crédito ou uma fatura com um item de linha observando a emissão de uma nota de crédito e o saldo ajustado devido. Se a conferência foi creditada na íntegra, o cliente pode não receber nenhuma fatura ou nota de crédito, como se a conferência nunca tivesse ocorrido.

O memorando de crédito é uma excelente ferramenta contábil que facilita a criação e a manutenção de um histórico de quais eventos levaram à emissão do crédito. A maioria das formas do memorando incluirá informações vitais, como data, hora, nome do cliente, o motivo do ajuste de crédito e o saldo da conta após a aplicação do ajuste. Dependendo das políticas e procedimentos do vendedor, dados adicionais também podem ser incluídos.