O que é uma nota de crédito?

Também conhecida como memorando de crédito ou nota de crédito, uma nota de crédito é um documento emitido por um fornecedor ou fornecedor a um cliente. O documento geralmente é usado para fornecer algum tipo de desconto sobre o preço normalmente estendido ao cliente, autorizando um reembolso em dinheiro para esse cliente ou subtraindo o valor descontado do saldo devido em transações que ainda não foram faturadas para o cliente. O desconto pode ser na forma de uma porcentagem desses encargos ou um valor real em dólar, dependendo das políticas e procedimentos da entidade que está emitindo a nota de crédito.

Às vezes, uma nota de crédito é usada como documento interno para processar descontos concedidos a um cliente como parte de uma campanha promocional. Por exemplo, o fornecedor pode estender uma promoção que ofereça a clientes específicos um desconto de 5% nos próximos três pedidos feitos. À medida que esses pedidos são feitos, uma nota de crédito é gerada para cada um desses pedidos, refletindo o preço padrão aplicado aos itens pedidos. O valor total devido no pedido é então reduzido em 5%, com os totais originais e ajustados aparecendo na fatura do pedido. Normalmente, o motivo do crédito também está documentado na nota e na fatura. Essa abordagem permite que o cliente veja quanto realmente foi economizado nesse pedido específico.

Existem situações em que uma nota de crédito é usada para compensar os clientes por algum tipo de inconveniência incorrida ao usar os serviços de uma determinada empresa. Por exemplo, uma empresa de teleconferência pode optar por emitir uma nota de crédito na fatura para uma chamada em conferência específica quando a qualidade dessa teleconferência for prejudicada por fatores originados na empresa que fornece o serviço. Nesse cenário, o provedor da conferência emitirá uma nota ou nota de crédito que efetivamente anula uma parte ou mesmo todos os encargos associados à chamada. Uma fatura da ligação ainda é impressa, mas reflete as cobranças originais e o valor do crédito, juntamente com o saldo ajustado devido. Aqui, o objetivo é tentar reparar os danos causados ​​pelo serviço inferior recebido pelo cliente, motivando o cliente a tentar novamente o provedor de teleconferência.

O uso de uma nota de crédito também é importante para o processo contábil interno. Ao documentar quaisquer descontos emitidos para qualquer finalidade, é possível que as empresas determinem quanta receita é perdida a cada período como resultado desses créditos. Isso pode ser especialmente importante, pois as empresas podem rastrear não apenas os totais, mas também os motivos dos créditos. Se uma análise da atividade da nota de crédito por um período indicar que um erro recorrente de serviço representa uma quantidade significativa dos créditos emitidos, medidas podem ser tomadas para corrigir o problema, economizando, em última instância, uma quantia considerável de dinheiro para a empresa.