O que é um memorando de débito?

Também conhecido como nota de débito, um memorando de débito é um tipo de documento contábil usado para identificar um valor cobrado em uma conta de cliente. Em alguns casos, o memorando é um documento interno que possibilita manter um registro de cobranças e contas que ainda não foram faturadas. Outras vezes, um memorando de débito tem uma função semelhante à de uma fatura, permitindo que o cliente use o documento como base para enviar um pagamento.

Quando usado como um documento interno, um memorando de débito pode ser usado para aplicar cobranças a uma conta de cliente que ainda não foi faturada. Isso pode incluir o uso atual que ocorreu desde a última declaração de cobrança. Quando o processo de preparação de uma fatura para o período mais recentemente fechado começar, todos os memorandos criados desde a última data de fechamento serão usados ​​como documentação para apoiar os itens da linha na nova fatura. Enquanto no passado o memorando de débito era mantido apenas como uma cópia em papel, alguns sistemas de software de contabilidade Today Permite a criação de um memorando eletrônico que pode ser acessado e usado para preencher os detalhes em uma fatura do cliente.

Como um documento substituto para uma fatura, o memorando de débito pode ser usado como um meio de ajustar o saldo devido em uma conta quando uma cobrança incorrida anteriormente é deixada de fora dessa fatura por algum motivo. Por exemplo, se o preço especial estendido a um cliente por meio de um contrato expirar e os detalhes no sistema de cobrança não forem atualizados, é possível que um período de cobrança seja cobrado nas taxas mais antigas e não mais aplicáveis, em vez das taxas padrão para os bens e serviços fornecidos. Quando esse é o caso, a empresa pode optar por emitir um memorando de débito e encaminhar uma cópia ao cliente, ajustando o saldo devido nessa fatura e solicitando o restante do pagamento a ser concedido dentro de um determinado período de tempo.

Assim como um memorando de crédito é frequentementeUsado para fazer algum tipo de ajuste no saldo devido em uma conta de cliente, removendo uma parte das cobranças acumuladas, um memorando de débito pode ser usado como mecanismo para adicionar cobranças que foram determinadas a se aplicar a esse cliente. Os detalhes reais sobre o memorando variarão com base nas políticas da empresa e em quão intimamente aceitos os princípios contábeis são seguidos, mas é provável que o documento inclua todas as informações necessárias para eventualmente criar um item de linha em uma fatura. Além disso, os detalhes do memorando de débito serão suficientes para rastrear a história da transação desde o momento em que a cobrança é incorrida até a data de faturamento.