O que é um memorando de débito?

Também conhecida como nota de débito, uma nota de débito é um tipo de documento contábil usado para identificar um valor cobrado em uma conta de cliente. Em alguns casos, o memorando é um documento interno que permite manter um registro de cobranças e contas que ainda não foram faturadas. Em outros momentos, uma nota de débito desempenha uma função semelhante à de uma fatura, permitindo que o cliente use o documento como base para enviar um pagamento.

Quando usado como documento interno, uma nota de débito pode ser usada para aplicar cobranças a uma conta de cliente que ainda não foi faturada. Isso pode incluir o uso atual que ocorreu desde o último extrato de cobrança. Após o início do processo de preparação de uma fatura para o período encerrado mais recentemente, todas as notas criadas desde a última data de fechamento serão usadas como documentação para dar suporte aos itens de linha na nova fatura. Enquanto no passado a nota de débito era mantida apenas como cópia impressa, alguns sistemas de software de contabilidade hoje permitem a criação de uma nota eletrônica que pode ser acessada e usada para preencher os detalhes na fatura do cliente.

Como documento substituto de uma fatura, a nota de débito pode ser usada como um meio de ajustar o saldo devedor de uma conta quando uma cobrança incorrida anteriormente é deixada de fora dessa fatura por algum motivo. Por exemplo, se o preço especial estendido a um cliente por meio de um contrato expirar e os detalhes no sistema de faturamento não forem atualizados, é possível que um período de faturamento seja cobrado pelas taxas mais antigas e não mais aplicáveis, em vez das taxas padrão para os bens e serviços fornecidos. Nesse caso, a empresa pode optar por emitir uma nota de débito e encaminhar uma cópia ao cliente, ajustando o saldo devedor dessa fatura e solicitando que o restante do pagamento seja licitado dentro de um determinado período de tempo.

Assim como uma nota de crédito é frequentemente usada para fazer algum tipo de ajuste no saldo devido em uma conta de cliente, removendo uma parte das cobranças acumuladas, uma nota de débito pode ser usada como mecanismo para adicionar cobranças que foram determinadas a aplicar a esse cliente. Os detalhes reais do memorando variam de acordo com as políticas da empresa e com a observância dos princípios contábeis geralmente aceitos, mas é provável que o documento inclua todas as informações necessárias para, eventualmente, criar um item de linha em uma fatura. Além disso, os detalhes da nota de débito serão suficientes para rastrear o histórico da transação, desde o momento em que a cobrança ocorreu até a data do faturamento.