Uma variação de orçamento flexível é a diferença entre o valor que uma empresa planeja gastar ou ganhar durante um período especificado e o valor que realmente gasta ou ganha. A variação ou diferença pode ser um número positivo, ou seja, os custos excedem o orçamento ou a receita excedeu as expectativas ou um número negativo com custos inferiores ao esperado ou receitas inferiores ao planejado. Gerentes e investidores podem usar variação de orçamento flexível para medir o desempenho não apenas da empresa, mas também de diferentes gerentes.
Quando o desempenho real de uma empresa ou departamento difere do planejado para um mês, trimestre ou mesmo ano, medir a variação flexível do orçamento ajuda no controle de custos. Tentar aplicar os padrões do orçamento estático não funcionará se os custos ou ganhos esperados diferirem, impossibilitando a avaliação da rentabilidade ou desempenho da empresa. Sem uma maneira precisa de medir o desempenho, a gerência não pode saber se são necessárias correções na empresa ou nas ações de um departamento.
Para que uma variação de orçamento flexível funcione, a empresa deve primeiro ter um orçamento estático ou fixo. O orçamento estático planeja uma certa quantia de receita e uma certa quantia de despesas, com base nas previsões da administração sobre as condições de mercado e o desempenho da empresa. Ao analisar a variação, os gerentes ou investidores ainda usam os mesmos valores de custo e receita fixos que foram definidos no orçamento estático. Se um valor de custo ou renda for variável no orçamento estático, o orçamento flexível deverá usar valores variáveis para esses custos ou valores de renda também.
As diferenças nos custos ou ganhos reais de uma empresa em relação àquelas projetadas por um orçamento estático fornecem informações valiosas sobre o desempenho. Por exemplo, uma empresa pode parecer ganhar mais dinheiro vendendo um número maior de unidades durante um mês ou trimestre do que o inicialmente esperado no orçamento estático. A variação de um orçamento flexível, no entanto, pode mostrar que o valor ganho por unidade foi menor do que o projetado, possivelmente levando a empresa a obter menos receita líquida com o maior número de vendas.
Avaliar o desempenho de um gerente individual usando uma variação de orçamento flexível só funciona bem se as informações apropriadas forem usadas para a avaliação. Qualquer informação orçamentária, seja dos orçamentos estáticos ou flexíveis, deve estar sob o escopo de responsabilidade do gerente que está sendo avaliado. Quanto maior o nível ou a autoridade do gerente em uma empresa, mais variações de orçamento geral da empresa devem ser usadas para medir seu desempenho.
