O que é uma auditoria de frete?
A logística representa as atividades pelas quais uma empresa passa para mover mercadorias por diferentes pontos de distribuição. Uma auditoria de frete permite que uma empresa examine, ajuste e verifique as faturas de frete quanto à precisão. Esse processo começa coletando as faturas de frete dos fornecedores; os funcionários da empresa inserem as contas em um sistema contábil computadorizado. Os contadores revisam cada fatura para itens como taxa de milhagem, encargos de acessibilidade e tarifas. O objetivo de uma auditoria de frete é garantir a validade e a precisão de cada fatura.
Transporte e frete podem ser grandes despesas para certas empresas. Os do setor de varejo ou de serviços de alimentação são os mais afetados pelo frete. O aumento dos preços de petróleo e gás também pode tornar a auditoria de frete mais importante. As empresas geralmente repassam os custos de frete e frete aos clientes. Deixar de manter registros precisos dessas cobranças pode resultar em custos mais altos, sem aumentos de preços compensatórios para garantir lucros nivelados.
A auditoria de frete pode ser um processo de revisão periódica. Os contadores podem verificar algumas faturas todos os meses para garantir que não haja cobranças em excesso. As grandes empresas costumam contratar um analista de frete ou logística. Esse funcionário é o intermediário entre as empresas de frete e a empresa. O trabalho dele é inserir todas as faturas aprovadas pela gerência no sistema após o recebimento; faturas questionáveis exigem correção antes de inseri-las no sistema.
Três métodos diferentes estão disponíveis para passar pelos procedimentos de auditoria de frete. A correspondência manual exige que os contadores revisem cada fatura manualmente para identificar itens. O software pode ser programável para relatar exceções quando os custos de frete estiverem acima de um determinado nível. Terceirização é a terceira opção. As empresas podem contratar uma empresa externa para trabalhar com faturas de frete e remessa para procurar discrepâncias.
Outro objetivo da auditoria de frete é garantir que uma empresa receba todos os descontos concedidos pelos fornecedores. A maioria dos fornecedores de frete oferece descontos percentuais para determinados volumes de remessa. A auditoria de frete garante que não haja faturas sem receber o desconto adequado. Encargos especiais aplicados às faturas de frete também estão sujeitos a revisão. Os contadores devem discernir por que eles estão na fatura do frete e como codificá-los no Razão.
Os sistemas de contabilidade ou gerenciamento computadorizados são normalmente uma obrigação para o processo de auditoria de frete. Isso permite o recebimento quase instantâneo de contas e faturas para revisão. Os contadores podem receber as contas em tempo hábil para garantir que a empresa não pague muito dinheiro antes de revisar as contas de frete.