O que é um cofre?
Um dos serviços bancários que empresas de todos os tamanhos podem achar úteis é um serviço de cofre. Essencialmente, um cofre é simplesmente uma caixa postal que seu banco estabelece para o seu negócio e que o banco controlará. Você recebe um endereço para envio que permitirá que seus clientes enviem o pagamento de todas as faturas emitidas por sua organização diretamente para o cofre. Por sua vez, seu banco abrirá toda a correspondência, depositará os cheques em suas contas e fornecerá acesso eletrônico que permite ver as atividades diárias. Em suma, seu banco se torna o meio pelo qual você recebe recebíveis e os deposita em sua conta operacional, folha de pagamento ou outra conta comercial designada.
Existem várias vantagens em proteger um cofre para seus negócios. Um dos mais importantes é a segurança. Geralmente, os cofres são protegidos acima e além das medidas de segurança usuais associadas a uma caixa postal. Quando um pagamento chega ao seu cofre, as chances de ele cair em mãos erradas são praticamente nulas. Isso pode dar a você e à sua base de clientes uma sensação de conforto.
Segundo, o procedimento do cofre pode facilitar muito o lançamento de pagamentos em seu sistema contábil. Muitos bancos podem fornecer detalhes sobre os pagamentos depositados, que incluem imagens dos cheques e quaisquer outros documentos que acompanham o cheque. Freqüentemente, um lote diário de recibos pode ser baixado como PDF e usado para entrada manual em seu sistema. Esse método evita que sua equipe de contabilidade precise abrir e-mails e classificar as verificações antes de inserir os dados. Além disso, elimina a necessidade de preparar um depósito bancário.
No entanto, você poderá economizar ainda mais tempo, dependendo do tipo de software de contabilidade usado. Muitos bancos podem fornecer um relatório delimitado que pode ser importado diretamente para alguns sistemas de software de contabilidade. Se você tiver a sorte de ter um software compatível, a tarefa de lançar pagamentos poderá demorar alguns minutos, mesmo que a lista de pagamentos chegue às centenas.
Uma terceira vantagem do sistema de cofre é que você tem um histórico de backup dos seus Recebíveis. Se algo importante acontecer com seu sistema de contabilidade de software e você perder uma parte ou todos os dados, os relatórios de histórico de atividades do cofre podem ajudá-lo a iniciar o processo de reconstrução. Isso significa que você pode atualizar suas contas de clientes rapidamente e começar a reconstruir seus relatórios de receitas e despesas mês a mês.
Embora um cofre não execute nenhuma função que sua equipe de contabilidade não possa fazer por você, as vantagens de tempo economizado, fonte de informações de backup e segurança aprimorada tornam um sistema de cofre uma opção muito atraente. Verifique hoje mesmo com seu banco e veja o que eles têm a oferecer como um programa de cofre.