O que é uma conta de reembolso de milhas?

Uma conta de reembolso de milhas pode se referir a duas coisas diferentes. A primeira é um tipo de conta mantida por um funcionário em uma empresa em que ele está empregado; quando ela faz viagens de negócios qualificadas, pode enviar um formulário para reembolso de milhas e os fundos serão depositados na conta, que geralmente é apenas um cartão de crédito comercial. O segundo tipo de conta de reembolso de milhas é configurado pela própria empresa e geralmente é uma quantia de fundos especificada pela empresa e designada com a finalidade de reembolsar funcionários por viagens de negócios. Isso ajuda a empresa a gerenciar despesas e manter um orçamento mensal ou anual.

O primeiro tipo de conta de reembolso de milhas é um dos benefícios que geralmente são oferecidos aos funcionários de grandes empresas. O reembolso pode cobrir as despesas de gasolina com o uso do próprio carro ou os custos de um carro alugado e o gás necessário para o carro. Também pode cobrir passagens aéreas se esse tipo de viagem for necessário, além de outras despesas de viagem, como um quarto de hotel. O reembolso de milhas não se refere necessariamente apenas às milhas percorridas. Às vezes, essas contas também são chamadas de contas de reembolso de viagens.

As empresas normalmente exigem que os funcionários enviem recibos e, em seguida, emitem um cheque para reembolso ou podem apenas dar aos funcionários um cartão de crédito corporativo para usar e depois substituir os fundos na conta de reembolso de milhas. Os funcionários devem garantir um controle cuidadoso do dinheiro gasto e depois enviado para reembolso, além de garantir que apenas as despesas qualificadas sejam enviadas. Caso contrário, pode-se perder o privilégio de acessar uma conta de reembolso de milhas ou ser proibido de fazer viagens de negócios no futuro.

O segundo tipo de conta de reembolso de milhas é usado pelas empresas para fins de orçamento mais amplos. O dinheiro raramente é colocado em uma conta real separada do restante dos fundos de folha de pagamento ou de despesa comercial, mas geralmente o software contábil é usado para designar a finalidade dos fundos nessas contas maiores. Uma certa quantia por mês ou por ano pode ser permitida para reembolso de milhas e, se os funcionários excederem essa quantia, a quantidade de viagens de negócios permitidas poderá ser reduzida ou poderá ser realizada uma auditoria para garantir que os fundos sejam pagos. sendo usado adequadamente. Manter as contas dessa maneira também facilita a contabilidade e o equilíbrio entre receita e perda no final do ano.