O que é uma auditoria da folha de pagamento?
Uma auditoria da folha de pagamento é uma inspeção dos registros da folha de pagamento por terceiros. A auditoria pode ser realizada por vários motivos, desde o desejo de confirmar internamente que as informações da folha de pagamento estão corretas até uma inspeção em nome de uma companhia de seguros para determinar o valor apropriado do prêmio pelo seguro de compensação dos trabalhadores. Recomenda-se uma auditoria interna regular, especialmente em grandes empresas, para garantir que os registros sejam precisos e bem mantidos e para identificar problemas antes que eles sejam submetidos a uma auditoria externa.
Em uma auditoria da folha de pagamento, o auditor inspeciona toda a documentação relacionada à folha de pagamento, verificando se está correta e procurando sinais de problemas, como funcionários com histórico incompleto da folha de pagamento, deduções que não correspondem às contribuições e assim por diante. O auditor também identifica quais membros da empresa são responsáveis por lidar com os procedimentos da folha de pagamento e examina o protocolo da empresa para lidar com a folha de pagamento para identificar áreas problemáticas e testar os funcionários para confirmar se estão usando o protocolo mais recente.
Para uma auditoria interna, as empresas podem usar sua própria equipe ou contratar um serviço de auditoria e solicitar que realizem a auditoria. O uso de terceiros pode garantir que os resultados da auditoria da folha de pagamento tenham mais integridade, porque terceiros não devem ter nenhum conflito de interesses que possa distorcer os resultados da auditoria. Os resultados da auditoria interna podem ser usados para restringir os procedimentos, confirmar que os funcionários estão seguindo o protocolo e identificar áreas onde atividades inadequadas podem estar ocorrendo.
As auditorias externas podem ser solicitadas pelas autoridades fiscais e pelas companhias de seguros. Nesses casos, a entidade que solicita a auditoria lida com a auditoria ou contrata um auditor para fazer a auditoria da folha de pagamento. As empresas devem estar cientes de que a recusa de uma auditoria geralmente é vista como uma admissão de culpa. Mesmo que nada esteja errado, quando a auditoria for realizada, os registros serão vasculhados em busca de quaisquer sinais de irregularidades. É aconselhável cooperar e manter assessoria jurídica para saber mais sobre quais documentos precisam ser entregues ao auditor e como o processo de auditoria funciona.
O resultado de uma auditoria externa pode variar, dependendo do motivo pelo qual foi solicitada e quais foram os resultados. Uma companhia de seguros, por exemplo, pode ajustar o valor de um prêmio com base na auditoria. Se uma auditoria da folha de pagamento revelar que uma empresa está fazendo coisas como coletar contribuições fiscais e não enviar os fundos ao governo, ela sofrerá penalidades legais.