O que é um livro de folha de pagamento?

Um livro de folha de pagamento é um método de registrar as informações de pagamento de cada funcionário ou contratado que recebe fundos do departamento de folha de pagamento de uma empresa. Embora os livros contábeis da folha de pagamento tenham sido livros contábeis simples com colunas diferentes para registrar informações, a maioria das empresas agora mantém seus livros contábeis em computadores, usando planilhas ou softwares mais complicados, se necessário. O benefício de usar um livro de folha de pagamento é que ele permite que o empregador ou funcionário da folha de pagamento veja rapidamente a quantia que foi paga e para qual funcionário, e geralmente serve como documentação de backup para fins fiscais.

A maioria das grandes empresas terá um departamento de folha de pagamento dedicado, cujo trabalho é manter o razão da folha de pagamento e garantir que todos os pagamentos sejam precisos e pontuais. Empresas menores ou indivíduos que precisam pagar funcionários provavelmente precisarão manter os livros de folha de pagamento. Realmente não faz diferença se é feito em um computador ou em um livro de papel; algumas pessoas acham um método mais confortável e à prova de erros do que o outro, ou aprendem um método e são reticentes em tentar outro. Na maioria dos casos, não há necessidade de tornar o livro da folha de pagamento especialmente complicado.

É útil para alguém que deve usar um razão da folha de pagamento para determinar antecipadamente quantas colunas serão necessárias. Para um livro de folha de pagamento básico, a maioria das pessoas começa com uma coluna para o nome do funcionário; outra coluna para seu cargo e status, como período integral ou parcial; e uma terceira coluna para o período de pagamento ou número de horas no período de pagamento. A próxima coluna deve incluir o valor bruto do contracheque, que é o valor antes dos impostos. As próximas duas colunas normalmente incluem deduções, como imposto de renda ou outras deduções, como aquelas tomadas como benefícios. A coluna final pode incluir o valor líquido do salário final - o que o funcionário realmente leva para casa.

Outras colunas podem ser adicionadas conforme necessário, mas essas são as inclusões mais comuns em um livro de folha de pagamento. Cada uma das colunas pode ser equilibrada adicionando-as em toda a parte inferior e depois, certificando-se de que todas as figuras correspondam. As empresas normalmente equilibram seus livros contábeis semanal ou mensalmente, dependendo do número de funcionários na empresa e da complexidade dos livros contábeis da folha de pagamento. Quando chega a hora dos impostos, eles podem ser muito úteis para registrar impostos ou fornecer informações a um contador ou preparador de impostos.