O que é um razão de compras?
Um razão de compra é um registro mantido por uma empresa para fins contábeis de todos os pagamentos feitos e dinheiro atualmente devido aos credores. O objetivo disso é manter registros precisos e estar ciente de quanto dinheiro é devido a qualquer momento. No passado, os ledgers de compras eram mantidos à mão, mas agora a maioria das grandes empresas usa ledgers computadorizados para manter seus registros. É comum que um razão de compras contenha contas individuais para cada fornecedor de negócios, juntamente com o saldo devido a cada um.
A administração de uma empresa de sucesso exige uma diligente manutenção de registros, pois os pagamentos e recebimentos ocorrem em um ritmo frenético a cada dia. Uma empresa que perde o controle das idas e vindas dessas verbas corre o risco de ficar aquém da hora de satisfazer suas dívidas. Por esse motivo, um razão de compras é mantido com a intenção específica de acompanhar os pagamentos efetuados e o dinheiro devido àqueles que fornecem bens e serviços à empresa.
As empresas geralmente entram em um relacionamento com fornecedores com base no crédito, o que significa que nenhum pagamento realmente muda de mãos no momento da compra, mas o dinheiro é devido aos fornecedores a serem pagos posteriormente. Saber quanto dinheiro é devido a cada fornecedor é uma necessidade, e um razão de compras resolve esse problema. Cada fornecedor individual é geralmente representado em um razão por sua própria conta, que registra as compras feitas, quaisquer pagamentos que a empresa tenha feito por essas compras e o saldo devedor devido ao fornecedor.
É recomendável que as empresas atualizem seu livro de compras regularmente para acompanhar de perto quanto dinheiro é devido aos credores. Além disso, é necessário um sistema de manutenção de registros fácil de seguir, para que a confusão não resulte em muito pouco ou até demais para os fornecedores em um determinado momento. Isso pode ser alcançado numerando cada compra e pagamento para facilitar a localização e a identificação.
Toda essa manutenção de registros ficou muito mais fácil para as empresas com os avanços feitos na tecnologia de computadores. O software está prontamente disponível, que atua essencialmente como um razão digital de compras, com pagamentos e compras registrados com apenas algumas teclas simples. Mesmo que uma empresa tenha informatizado seus registros de pagamentos e compras, ainda deve se esforçar para atualizar as entradas para impedir que seus registros sejam datados.