O que é um pedido de requisição de compra?
Em geral, um pedido de requisição de compra é um formulário que solicita a compra de um item. Esses pedidos são frequentemente usados por empresas e organizações maiores para gerenciar compras e custos. Um departamento de processamento central, geralmente chamado de departamento de compras, geralmente avalia os pedidos e determina de onde obtê-los. Depois que isso é determinado, o pedido de requisição de compra geralmente é convertido em um pedido para adquirir os itens solicitados a um fornecedor.
Os pedidos de requisição de compra geralmente são apresentados em papel ou em documentos online. Em ambos os casos, os formulários requerem os mesmos tipos de informações, como nome e departamento do solicitante, números de contas aplicáveis, números de peças e descrições dos itens solicitados e quaisquer fornecedores sugeridos para obter os produtos. Se on-line, os formulários podem ser enviados eletronicamente por meio de software de requisição especial ou podem precisar ser impressos e encaminhados como formulários em papel tradicionais.
Normalmente, o processo de compra começa no nível individual ou departamental. Por exemplo, se um funcionário precisar de um novo laptop, ele poderá ser solicitado a enviar um pedido de requisição de compra. Em casos de pedidos individuais como esse, o formulário geralmente deve ser aprovado primeiro por um gerente ou chefe de departamento antes de ser enviado a um departamento de compras centralizado para posterior avaliação.
Quando um pedido de requisição de compra chega a um departamento de compras, é frequentemente avaliado se o item é realmente necessário e se há dinheiro alocado para ele. Se essas condições forem atendidas, o departamento de compras geralmente determinará a origem do item, usando uma lista de fornecedores confiáveis. No caso de compras caras, eles podem solicitar lances de vários fornecedores para encontrar os termos mais competitivos. Pode ser dada preferência a qualquer fornecedor citado no formulário de requisição, embora alguns departamentos de compras tenham autoridade para tomar a decisão final de fornecimento com base no que é melhor para a organização. Depois que os detalhes finais são aprovados, geralmente é emitido um pedido para concluir a transação com o fornecedor escolhido.
Por si só, um pedido de requisição de compra geralmente não tem poder de compra oficial. Geralmente, é o pedido final que constitui um contrato entre a empresa e o fornecedor. Algumas organizações podem, no entanto, usar pedidos de requisição de compra de forma intercambiável com pedidos de compra. Nesses casos, o pedido de requisição de compra pode ser usado diretamente com o fornecedor como um contrato para comprar um item específico, sem necessidade de pedido de compra secundário.