O que é uma conta suspensa?
Uma conta suspensa é uma designação especial dentro de um processo contábil usado como uma classificação temporária para desembolsos ou recebimentos que requerem análises adicionais antes de fazer uma atribuição permanente nos registros. Contas desse tipo têm uma função útil, na medida em que são frequentemente usadas como um meio de contabilizar transações que não possuem informações suficientes para classificá-las adequadamente. A presença da conta permite tempo para pesquisar a natureza de cada transação e esclarecer quaisquer problemas que impeçam o lançamento do item no local apropriado nos livros contábeis. Empresas de todos os tamanhos normalmente incluem uma conta suspensa em seu esquema contábil, garantindo assim que as transações monetárias com alguma questão relacionada sejam resolvidas em tempo hábil e que não sejam perdidas nos processos gerais de contabilidade.
Um uso comum de uma conta suspensa é um local para estacionar temporariamente recibos duvidosos. Os recibos desse tipo podem conter um número de conta inválido, dificultando o lançamento dos recibos no item de linha adequado, como uma fatura. Um recibo com esse tipo de problema permanecerá na conta suspensa até que a discrepância seja resolvida e o item seja movido para fora da conta e para a seção correta dos registros.
Algumas empresas utilizam uma conta suspensa como meio de contabilizar temporariamente os desembolsos que devem ser cobrados de volta a um departamento, mas onde há alguma diferença de opinião sobre qual departamento deve absorver o custo do desembolso. Embora sejam tomadas decisões sobre como cobrar o desembolso, o item permanece na conta e só é removido se for decidido qual departamento ou departamentos absorverão a despesa. Nas situações em que se decide que a despesa está relacionada à função geral do negócio, o desembolso pode ser transferido e cobrado contra o fundo geral da empresa.
A idéia da conta suspensa também é encontrada nos bancos sem agência, ou BB. Por exemplo, se um cliente enviar pagamento por transferência eletrônica ao banco de um fornecedor, os fundos serão colocados em uma conta suspensa até que sejam realmente depositados na conta bancária do fornecedor. Isso permite que a transação seja adequadamente contabilizada no período intermediário. Como um bônus para o banco recebedor, o saldo da transferência acumula juros pelo curto período em que está na conta.
Em todas as suas aplicações, a principal função da conta suspensa é garantir que os registros contábeis sejam mantidos com precisão e que nenhuma transação seja negligenciada no processo de lançamento. Quando algum problema surge com uma transação, ou a transação está em processo de execução, a conta funciona como uma área de retenção temporária até que o problema possa ser totalmente resolvido. Quando a transação está pronta para ser concluída, o item é transferido da conta e para o ponto de rescisão correto nos registros contábeis.