O que são dados contábeis?
Os dados contábeis são um corpo de documentação financeira que apóia uma demonstração contábil. As pessoas usam esses dados para preparar demonstrações financeiras e declarações, e os auditores podem revisá-los para confirmar a precisão de uma declaração. Pessoas com disputas sobre suas contas em um banco ou empresa também podem solicitar dados contábeis para determinar como a empresa chegou a uma determinada conclusão ou saldo. Essas informações estão sujeitas a intimação nos casos em que as pessoas suspeitam que irregularidades legais sejam responsáveis por problemas contábeis.
Algumas empresas mantêm dados contábeis eletrônicos. O pessoal do departamento de contabilidade entra em atividades financeiras em um sistema eletrônico e o sistema também pode encontrar atividade automática. Por exemplo, quando alguém rouba um cartão de débito no supermercado, o sinal passa para o sistema de contabilidade do banco e um ajuste automático ocorre para refletir a compra. Cópias impressas para fazer backup da documentação eletrônica podem estar disponíveis.
Outros dados contábeis estão disponíveis em formato de papel. Isso pode incluir coisas como cheques pessoais, recibos e assim por diante. As empresas com registros em papel os armazenam em um local seguro para evitar perdas e podem fazer cópias para referência e conveniência, para garantir que tenham acesso às informações quando precisarem. Às vezes, podem ser tomadas medidas para digitalizar esses dados para torná-los mais convenientes e fáceis de acessar, e alguns registros antigos podem ser armazenados em microfilmes ou em outros formatos de arquivo, porque a documentação original não está mais disponível.
A lei exige que as pessoas mantenham os dados contábeis por um período determinado, como sete anos. Após esse período, as pessoas podem optar por destruir ou destruir registros financeiros antigos, embora muitas empresas optem por mantê-lo, pois pode ser valioso no futuro para investigações, relatórios de comparação e outras atividades. Pessoas como auditores fiscais e reguladores podem solicitar dados contábeis completos se tiverem preocupações com as demonstrações financeiras e quiserem verificar as informações por si mesmas.
Ao revisar dados contábeis, as pessoas prestam muita atenção a aparentes disparidades ou entradas confusas. Isso pode incluir evidências de informações ausentes, documentação em papel que não corresponde às declarações feitas e outros sinais de irregularidades ou erros. Quando alguém precisa revisar grandes volumes de dados contábeis, uma equipe de pessoas pode estar envolvida, para analisar o material, bem como verificar o trabalho de outras pessoas para garantir que nada escape às atividades de auditoria.