O que é um recibo eletrônico?
Um recibo eletrônico é uma prova de compra ou entrega enviada eletronicamente. O destinatário pode usar este documento como um recibo em papel em trocas, devoluções ou disputas com o remetente. Os recibos eletrônicos também são utilizáveis para atividades como reivindicar deduções de impostos. Geralmente, é possível imprimi-los se for necessária uma cópia impressa.
O recibo eletrônico inclui um código de identificação exclusivo para fazer referência ao pedido, além de uma descrição detalhada. Ele anotará as informações de contato do remetente e do destinatário, o método de pagamento e quaisquer outros detalhes relevantes. Este documento também pode conter uma assinatura eletrônica e pode incluir informações sobre como realizar devoluções e trocas.
Muitos recibos eletrônicos são enviados por e-mail, mas também podem ser enviados para um telefone celular através de um sistema de mensagens de texto. Também pode ser possível fazer o download de cópias se um recibo for perdido ou nunca chegar. O destinatário pode fazer logon no site do comerciante e verificar os registros em suas transações para encontrar o recibo eletrônico de que precisa. Para algumas transações na Web, o recibo pode ser carregado no navegador quando a transação estiver concluída e o usuário precisará imprimi-lo ou anotar o código de confirmação para referência futura.
Alguns softwares de contabilidade irão interagir com recibos eletrônicos e integrar dados de recibo nos registros contábeis do cliente. O software pode inserir as informações no livro do usuário, classificar o tipo de compra e ajustar o novo saldo automaticamente. Os compradores também podem corrigir as informações se estiverem erradas; o software pode classificar uma compra incorretamente, por exemplo, ou baixar um recibo eletrônico que é posteriormente alterado e registrar uma quantia incorreta.
Os recibos online podem documentar as compras e fornecer informações sobre como e quando uma compra foi feita. Eles também confirmam o pedido e podem fornecer um mecanismo para corrigi-lo se estiver errado, embora geralmente isso deva ocorrer dentro de uma janela muito estreita. Os recibos também podem ser gerados automaticamente no momento da entrega. Os remetentes podem enviar e-mails aos remetentes e destinatários para que saibam quando um pacote chega, e o recibo eletrônico pode ser necessário em uma disputa sobre a entrega.
O uso de recibos eletrônicos pode ser mais ecológico e também facilitar a contabilidade. O usuário pode manter cópias em um programa contábil, vincular lançamentos contábeis manuais a recibos específicos e fornecê-los mediante solicitação em um formato eletrônico conveniente. Se o documento de recibos comprar um consumidor planeja declarar impostos, é importante garantir que eles estarão acessíveis no futuro, e pode ser uma boa idéia salvar cópias em uma pasta no disco rígido.