O que é uma conta de erro?
Uma conta de erro é um tipo de classe ou conta que é frequentemente usada em situações contábeis para armazenar temporariamente transações relacionadas a erros na atividade de negociação. A idéia por trás da conta de erro é acompanhar a transação até que a origem do erro seja identificada e resolvida. Nesse ponto, o erro é movido da conta e lançado na conta correta nos registros contábeis. Considera-se que essa abordagem está alinhada com os princípios contábeis geralmente aceitos e serve como um meio eficiente de acompanhar as situações que exigem uma análise adicional antes de fazer um lançamento final.
Um dos principais benefícios da conta de erro é que o uso dessa estratégia ajuda a minimizar a possibilidade de erros de negociação que podem criar dificuldades contábeis adicionais posteriormente. Ao isolar a transação questionável na conta, são evitadas as chances de esquecer o problema até um dia posterior e o lançamento não tem a oportunidade de criar um desequilíbrio entre outras contas. Isso pode economizar muito tempo para os contadores, pois a falta de uso de uma conta de erro, no caso de alguma inconsistência, pode significar ter que voltar a várias entradas que ocorrem desde a data original da transação até a data em que a discrepância foi finalmente resolvida.
O uso de uma conta de erro também pode ajudar no processo de auditoria dos livros contábeis a qualquer momento. Como as entradas mantidas na conta são um tanto questionáveis por algum motivo, a presença das transações ajuda a explicar por que elas não foram lançadas em outro lugar. Isso efetivamente permite que o auditor saiba que as inconsistências já foram identificadas e a investigação está em andamento. A partir daí, o auditor pode fazer concessões para essas transações específicas e pode até encontrar algo mais tarde na auditoria que ajude a esclarecer essas investigações.
É importante observar que a colocação de uma transação em uma conta de erro não é uma indicação de que alguém está tentando preparar os livros ou tentar algum tipo de fraude financeira. Na maioria das vezes, as transações lançadas na conta não existem por nenhum outro motivo, exceto erro humano ocorrendo em algum momento durante a transação. Por exemplo, uma transação pode ser lançada temporariamente em uma conta de erro devido a uma transposição na série de números de um número de roteamento bancário. Depois que a transação é investigada e a transposição é descoberta, é possível executar ações para concluir a transação usando o número de roteamento correto e o item de linha pode ser removido da conta de erro. Como muitas empresas fazem questão de monitorar a atividade da conta de erro pelo menos semanalmente, a resolução da maioria dos problemas ocorre em um período relativamente curto.