O que é um subsídio de despesas?

Um subsídio de despesas é o dinheiro que uma empresa paga a um empregado ou trabalhador contratado por despesas pessoais incorridas no decorrer da execução de um trabalho. Geralmente, essas despesas incluem refeições, transporte, taxas, pedágios e, possivelmente, despesas para entreter os clientes. Aqueles que estão trabalhando para uma empresa com um subsídio de despesas devem revisar cuidadosamente a política antes de incorrer em uma despesa para garantir que ela seja coberta. As empresas não têm obrigação de pagar despesas não cobertas pela apólice.

Uma das despesas mais comuns é o pagamento pela milhagem usada ao levar um veículo pessoal nos negócios da empresa. Essa é uma despesa comum em várias profissões, incluindo agentes de vendas, jornalistas, advogados assalariados e muitos outros. A milhagem é calculada com base em uma taxa fixa, como muito por milha ou quilômetro. Essa taxa pode estar sujeita a alterações com o preço médio do combustível no momento do pagamento considerado. O dinheiro é geralmente pago semanalmente ou mensalmente.

O subsídio de despesa de quilometragem não cobre apenas os custos de combustível. Também deve dar ao empregado ou trabalhador contratado algum dinheiro para desgaste no carro, supondo que um carro pessoal esteja sendo usado. Portanto, alguns trabalhadores podem reservar uma parte desse reembolso para itens como manutenção regular do veículo ou reparos que serão necessários no futuro. A empresa normalmente não especifica como o dinheiro deve ser usado quando a despesa é incorrida; portanto, os funcionários devem escolher por si mesmos como usar esse dinheiro de forma responsável.

As refeições são outro item de subsídio de despesa comum. Normalmente, se o curso do trabalho exigir que uma pessoa viaje para fora de sua área de residência, a empresa pagará pelas refeições. Essas refeições geralmente são pagáveis ​​apenas até uma certa quantia. Se um funcionário exceder esse valor escolhendo uma refeição mais cara, ele ou ela é responsável pela diferença. Se o funcionário estiver levando um cliente para uma refeição, isso também será normalmente reembolsado. Algumas empresas se recusam a pagar por bebidas alcoólicas, portanto isso deve ser verificado com antecedência.

A outra coisa que um subsídio de despesas costuma ser usado para pagar é o entretenimento, especialmente de um cliente. Isso pode incluir levar o cliente a um evento esportivo ou a um passeio de golfe, apenas para citar alguns. As despesas com entretenimento podem ser muito altas, portanto o funcionário deve garantir que essas despesas sejam cobertas. Alguns desses tipos de despesas podem exigir autorização prévia, onde o funcionário ou a pessoa contratada deve primeiro chamar um supervisor ou gerente e obter aprovação para a despesa.

Normalmente, um reembolso de despesas não está sujeito a imposto de renda. Isso ocorre porque o dinheiro recebido não é renda, mas uma substituição do dinheiro gasto em nome de uma empresa. Aqueles com perguntas devem consultar um profissional tributário local para garantir que estejam em conformidade com todas as leis tributárias.