O que é um fundo para adiantamentos?
Também conhecido como fundo de caixa pequeno, um fundo de adiantamento é um tipo de reserva de caixa que é reservada para gerenciar despesas menores que podem ser incorridas durante o dia a dia de uma empresa. Normalmente, os recursos deste fundo são mantidos em moeda e moeda e são confiados a um administrador ou caixa do fundo para desembolso de acordo com as políticas e procedimentos do negócio. É provável que empresas de todos os tamanhos e tipos possuam algum tipo de caixa ou fundo para adiantamentos à mão, possibilitando a compra rápida de material de escritório ou outros itens sem a necessidade de passar por um procedimento formal de pedido e compra.
A estrutura de um fundo para adiantamentos é geralmente muito simples. Uma pequena empresa pode gerenciar esse tipo de recurso comercial, mantendo um suprimento de moeda e moedas em uma gaveta trancada ou em um pequeno cofre no local da empresa. A maioria das empresas estabelecerá limites mínimos e máximos para a quantidade total de dinheiro que pode ser mantida no fundo a qualquer momento. A definição desses limites geralmente envolve a consideração do tipo de compras que podem ser feitas usando os recursos do fundo, além de permitir os preços médios desses tipos de compras.
Como em qualquer tipo de conta financeira, o fundo para adiantamentos será monitorado e periodicamente reconciliado. A reconciliação geralmente requer o registro dos recebimentos de todas as compras feitas com recursos do fundo desde a última reconciliação, adicionando quaisquer depósitos feitos ao fundo e comparando o saldo contábil do fundo para fundos para adiantamentos com a contagem física do dinheiro mantido no fundos para adiantamentos gaveta de fundos ou cofre. Dependendo do tamanho da empresa, esse tipo de reconciliação pode ocorrer semanalmente ou quinzenalmente, mas deve ser feito pelo menos mensalmente.
Existem vários benefícios em manter um fundo para adiantamentos. A conta fornece dinheiro que pode ser usado para comprar itens essenciais sem a necessidade de preparar uma requisição, obter um número de pedido e aguardar o corte de um cheque da empresa para cobrir a compra. Por exemplo, se uma pequena empresa precisar de um cartucho de impressora imediatamente, esse item poderá ser comprado com o dinheiro encontrado no fundo, a transação será registrada e, em seguida, uma solicitação de reembolso pelos canais de compra habituais poderá ser enviada, garantindo que o O fundo recebe mais dinheiro que pode ser usado para outra compra posteriormente.