O que é contabilidade automatizada?
A contabilidade automatizada é uma abordagem para manter registros contábeis atualizados com o auxílio do software de contabilidade. Os softwares comerciais desse tipo geralmente são configurados para permitir o fácil lançamento cruzado de contas a receber e contas a pagar, eliminando a necessidade de inserir vários lançamentos para manter os registros contábeis em conformidade com os princípios contábeis geralmente aceitos. Muitos dos sistemas de contabilidade automatizados mais populares podem ser adaptados para atender às necessidades da empresa que compra o software, possibilitando a criação de relatórios personalizados e o uso dos formatos de relatório padrão incluídos no pacote de software.
O processo de contabilidade automatizada pode economizar muito tempo ao lançar créditos e débitos. Em vez de precisar fazer entradas em livros diferentes, como é comum nos métodos mais tradicionais, a maioria dos pacotes de software de contabilidade é estruturada para permitir a entrada manual da transação em um campo em uma página. A partir daí, o software relaciona automaticamente a transação a todos os outros registros relevantes dentro do pacote de software. Depois que a transação for inserida, os dados serão incluídos em qualquer relatório gerado que esteja estruturado para cobrir a data dessa entrada.
Além de simplificar o processo de inserção manual de dados em um sistema de contabilidade automatizado, muitos pacotes de software de contabilidade podem ser vinculados a cartões de crédito e contas bancárias. Ao usar a interface incorporada ao software, os pagamentos podem ser remetidos aos fornecedores e aplicados automaticamente à conta e ao número da fatura do fornecedor apropriados nos registros contábeis. Ao mesmo tempo, os clientes podem remeter um pagamento on-line por meio de links que o sistema inclui com qualquer fatura eletrônica distribuída a esses clientes. Ao usar o link para enviar o pagamento, o software recebe automaticamente o pagamento, lança-o na conta do cliente e no número da fatura corretos e encaminha o pagamento para a conta bancária especificada pelo usuário final.
Hoje, a contabilidade automatizada é considerada um componente básico da maioria das estratégias de planejamento de recursos empresariais ou ERP. Os recursos seguros e a economia de tempo podem aumentar bastante a eficiência da equipe de contabilidade. Além disso, o software de contabilidade inclui recursos que permitem a geração e distribuição de faturas eletrônicas aos clientes é uma ferramenta extremamente eficiente. O uso desses recursos possibilita o recebimento de pagamentos em um curto período de tempo, porque o cliente pode aprovar o pagamento e enviar um cheque em menos tempo ou porque usa a opção de enviar um pagamento eletrônico. Em qualquer cenário, a empresa se beneficia de um aumento de recebimentos em seus recebíveis em um curto período de tempo, dando aos negócios acesso a mais dinheiro disponível para gerenciar a operação do dia-a-dia.